Na rynku dostępnych jest wiele skanerów dokumentowych, które różnią się nie tylko ceną, ale też jakością wykonania i funkcjonalnością. Od lat synonimem najwyższej jakości i niezawodności są urządzenia tej kategorii produkowane przez Fujitsu.

Skanery te przystosowane są do całodobowej pracy, niektóre modele z dziennym obciążeniem przekraczającym 100 tys. kartek. Dlatego urządzenia te muszą być maksymalnie wytrzymałe. Doświadczenie producenta, uzyskane przy projektowaniu i eksploatacji dużych skanerów przemysłowych, umożliwiło zaadaptowanie części rozwiązań (np. systemów prowadzenia papieru, mechanizmów separujących czy czujników wykrywających podwójne pobranie kartek) w mniejszych modelach biurowych.

Fujitsu nie poddało się globalnym trendom i swoje skanery nadal produkuje w Japonii. Dlatego precyzja wykonania i jakość poszczególnych elementów nie są u tego dostawcy tylko sloganem reklamowym. Na polskim rynku dodatkowym, mocnym atutem jest bardzo dobre wsparcie techniczne, z rozwiniętą ofertą usług serwisowych, oraz stała dostępność części eksploatacyjnych i ich łatwa wymiana. Pełny wachlarz usług w tym zakresie zapewnia Alstor – wieloletni dystrybutor skanerów Fujitsu w Polsce. Usługi świadczone są na najwyższym poziomie, co potwierdza przyznany działowi serwisu certyfikat jakości ISO 9001.

 

Seria fi do każdego dużego biura

Kompaktowe modele skanerów fi-7460 i fi-7480 to rozwiązania Fujitsu najnowszej generacji, należące do rodziny fi. Skanują odpowiednio do 9 i 12 tys. stron dziennie, dlatego doskonale nadają się do większości zadań biurowych (np. do skanowania dużej liczby standardowych dokumentów lub wielu różnych rodzajów dokumentów).

 

Bartłomiej Cholewa

Product Manager, Alstor

Od wielu lat krąży opinia, że tradycyjne dokumenty papierowe znikną, a wraz z nimi skanery. Jednak, wbrew prognozom analityków, sprzedaż skanerów dokumentowych nieprzerwanie rośnie. Wprawdzie duża część informacji jest już przetwarzana wyłącznie w postaci cyfrowej, ale wciąż są środowiska, w których powstaje dużo papierowych dokumentów. Potrzeba jeszcze wiele czasu, zanim w tym zakresie dokona się zmiana mentalności i przyzwyczajeń użytkowników. Często też konieczne będą zmiany w prawie nakazujące wybranym instytucjom przetwarzanie wyłącznie cyfrowych informacji.

 

Niezawodny mechanizm pobierania papieru, w który zostały wyposażone, gwarantuje ochronę skanowanych dokumentów podczas całego procesu. Uniemożliwia obracanie się arkuszy w podajniku dokumentów, a akustyczne czujniki zapobiegają uszkodzeniu nawet bardzo delikatnych kartek. Dodatkowo specjalne rolki skanera separują kartki tak, aby nie dopuścić do zacięcia się papieru. W trybie podawania ręcznego możliwe jest skanowanie grubych, wielowarstwowych dokumentów, w tym zamkniętych kopert i kartek oraz kartonu o gramaturze do 413 g/m².

 

Nowością w rodzinie fi jest także kompaktowy model fi-7030, pracujący z wydajnością 27 arkuszy na minutę. Urządzenie może zarówno skanować w trybie wsadowym, jak i przetwarzać podawane ręcznie bardzo różnorodne dokumenty, w tym karty plastikowe. Skaner fi-7030 zapewnia oszczędzanie energii w trybie uśpienia, ale nie kosztem czasu oczekiwania na wybudzenie do trybu aktywnego – jest ono niemal natychmiastowe. Wbudowany podajnik zawiera czujniki ultradźwiękowe, nowo opracowany mechanizm zapobiegający przekrzywieniu dokumentu oraz prowadnice rolkowe, które oddzielają poszczególne dokumenty w celu uniknięcia zacięcia papieru. Wykorzystywane w skanerze materiały eksploatacyjne wystarczają na przetworzenie nawet 200 tys. stron.

Wybieramy skaner do biura

Wybierając biurowy skaner dokumentowy, należy zwrócić szczególną uwagę na kilka parametrów i cech, dzięki którym zagwarantowana będzie nieprzerwana praca tego urządzenia. Jeśli skaner nie zostanie dobrany w sposób optymalny, jego nadmierna eksploatacja znacznie zwiększy stopień zużycia wymienialnych elementów eksploatacyjnych. A to – analogicznie jak w przypadku drukarek – znacznie wpływa to na koszty serwisowania.

Ile dokumentów dziennie podlega skanowaniu?

Przede wszystkim należy uwzględnić określone przez producenta skanera obciążenie, wyrażane w postaci liczby skanowanych dziennie dokumentów. Dla urządzeń klasy produkcyjnej, przetwarzających 120 i więcej kartek A4 na minutę, współczynnik ten oscyluje wokół kilkudziesięciu tysięcy stron dziennie. Natomiast mniejsze skanery departamentowe skanują  od kilku do kilkunastu tysięcy kartek dziennie.

Jakiego typu dokumenty mają być skanowane?

Skanery dokumentowe mają też ograniczenia dotyczące wielkości i grubości skanowanych dokumentów. Najpopularniejsze są urządzenia przetwarzające arkusze formatu A4 o gramaturze 50-160 g/m2. W zależności od specyfiki firmy może istnieć potrzeba skanowania dokumentów większych, grubszych lub bardzo delikatnych. Dlatego czasem, zamiast zwykłego rolkowego skanera, warto rozważyć zakup urządzenia płaskiego albo zapewniającego obie metody skanowania.

Ile osób ma korzystać ze skanera?

Intensywność i częstotliwość wykorzystania skanera determinuje sposób jego podłączenia do infrastruktury IT. Jeżeli ma on być wyłącznie do dyspozycji np. sekretariatu, wystarczy standardowe urządzenie komunikujące się z komputerem przez złącze USB. Ale jeśli skanera ma używać więcej osób, konieczne jest podłączenie go do sieci. Można to zapewnić na dwa sposoby. Pierwszym, najwygodniejszym jest zaproponowanie klientowi nieco droższego skanera, ale podłączanego bezpośrednio do przełącznika sieciowego. Druga metoda to połączenie skanera dokumentowego z komputerem w tradycyjny sposób i udostępnienie możliwości korzystania z niego innym użytkownikom sieci. W tym przypadku konieczne jest jednak posiadanie dodatkowego wydajnego komputera, który będzie w stanie szybko przetwarzać pliki składające się z kilkudziesięciu stron.

 

Najnowsze skanery z serii fi dostarczane są z oprogramowaniem PaperStream Capture w wersji 1.5. Zapewnia ono ergonomiczny interfejs użytkownika, kompatybilny z ekranami dotykowymi i wyposażony w udoskonalone funkcje usprawniające proces skanowania dokumentów. Oprogramowanie to jest kompatybilne ze wszystkimi urządzeniami z serii fi, dzięki czemu w szybko rozrastającej się firmie można wdrażać bardziej wydajne modele urządzeń bez konieczności zmiany procesów skanowania i wymiany oprogramowania.

 

Skanery ScanSnap dla mniejszych firm

Na rodzinę Fujitsu ScanSnap składają się skanery przeznaczone dla mniejszych biur. Najbardziej wszechstronnym urządzeniem jest ScanSnap iX500. Model ten sprawdzi się w każdym biurze – może służyć zarówno do skanowania pojedynczych kartek, jak i przetwarzania wsadowego (podajnik mieści 50 kartek). Wbudowany moduł Wi-Fi umożliwia skanowanie bezpośrednio do urządzeń mobilnych z systemami iOS i Android, jak również do komputerów PC i Mac.

ScanSnap N7100 to skaner sieciowy, którego nie trzeba podłączać do komputera. Skanuje z szybkością 25 kartek na minutę (50 obrazów na minutę) z rozdzielczością 200/300 dpi, nie należy więc do rozwiązań najszybszych, ale za to może służyć wielu użytkownikom w obrębie jednej firmy czy działu. Urządzenie ma intuicyjny wyświetlacz graficzny i można je skonfigurować w taki sposób, żeby cały proces skanowania był aktywowany po naciśnięciu jednego przycisku. Skaner ten oferuje wiele różnych trybów pracy (skanowanie m.in. do wiadomości e-mail, folderu sieciowego, serwera FTP lub SharePoint) i zaawansowanych funkcji (np. uwierzytelnianie jego użytkowników).

Ciekawym rozwiązaniem jest model ScanSnap SV600 wyposażony w umieszczoną na statywie głowicę skanującą, która zapewnia skanowanie bezdotykowe. Dzięki temu możliwe jest bezpieczne skanowanie cennych i delikatnych dokumentów oraz wygodne przetwarzanie
czasopism, książek, zszytej dokumentacji lub dokumentów nietypowych (np. o wysokiej gramaturze lub w dużym formacie).

Więcej informacji na temat skanerów Fujitsu znaleźć można na stronie polskiego dystrybutora, firmy Alstor (www.alstor.pl).

Dodatkowe informacje:

Bartłomiej Cholewa,

Product Manager, Alstor, b.cholewa@alstor.com.pl

 

Artykuł powstał we współpracy z firmami Fujitsu i Alstor.