Skanery dokumentowe jako urządzenia peryferyjne wydają się prostym sprzętem: wystarczy włączyć zasilanie, włożyć dokumenty do podajnika i zlecić ich zeskanowanie. Tak wygląda to z perspektywy użytkownika, korzystającego z rozwiązania firmy, która przemyślała swój produkt od początku do końca. A pytań, na które musiała znaleźć odpowiedź, jest bardzo wiele. Jakiego typu dokumenty będą skanowane? Które informacje na nich są ważne, a które nieistotne? W jakich warunkach (technicznych, biznesowych i atmosferycznych) użytkownicy korzystają ze skanerów? Czy obsługa tych urządzeń jest w jakiś sposób dla nich stresująca?

Inżynierowie Fujitsu – producenta, który jest liderem na rynku skanerów dokumentowych – nieustannie podkreślają, że ich celem nie jest pokazanie światu umiejętności technicznych i wynalezienie rozwiązań, które zostaną uznane za zaskakujące. Za cel stawiają sobie stworzenie skanerów, które użytkownicy będą podziwiać za wygodę podczas codziennej pracy.

Produkty zaprojektowane dla ludzi

Przed działem badań i rozwoju firmy Fujitsu stało wyjątkowo trudne zadanie. Jego inżynierowie musieli wziąć pod uwagę czynniki, których nie da się policzyć i zmierzyć, takie jak zachowanie i odczucia ludzi. Aby stworzyć produkty, podczas obsługi których użytkownicy nie będą się stresować, pracownicy Fujitsu odwiedzili wielu klientów i obserwowali ich pracę oraz skrupulatnie analizowali rodzaje skanowanych i przetwarzanych dokumentów.

Często przywoływany jest przykład chińskiego banku, który zrewolucjonizował sposób postrzegania potrzeb klientów przez Fujitsu. W placówce tej używano ponad 100 różnych typów dokumentów i rodzajów papieru – od wizytówek po arkusze A3 i opasłe księgi bankowe. Często łączono taśmą klejącą różne formularze i czeki związane z konkretną transakcją – łączna długość tak przygotowanego pakietu przekraczała nawet metr. Bank potrzebował zeskanować całą tego typu dokumentację, np. w przypadku złożenia przez klienta reklamacji, co skutkowało koniecznością wprowadzenia tych materiałów do elektronicznego obrotu.

Dlatego Fujitsu zaczęło wyposażać wybrane modele skanerów w automatyczny podajnik dokumentów (ADF) o dużej pojemności i szybkości ich pobierania. Ale to niejedyne rozwiązanie, w którym wykorzystano zdobyte w banku doświadczenie. Równie ważny okazał się proces odbierania zeskanowanych automatycznie dokumentów. Dlatego zaprojektowano specjalną, nachyloną pod odpowiednim kątem tacę odbiorczą, wyposażoną w podnośnik, dzięki któremu dokumenty mogą swobodnie, delikatnie opadać i są elegancko układane, a nie „wyrzucane”, co mogłoby skutkować ich rozsypaniem po podłodze.

Dla projektantów skanerów Fujitsu bardzo ważna jest też wygoda ich obsługi oraz serwisu. Dlatego niektóre modele są wyposażone w podajnik dokumentów, który można obracać o 180 stopni, aby ułatwić korzystanie z niego wszystkim, niezależnie od tego, czy użytkownik jest prawo- czy leworęczny. Skanery zawierają wiele skomplikowanych elementów, z których część wymaga serwisu. Dlatego ich konstrukcja została zaprojektowana tak, aby możliwe było szerokie otwarcie urządzenia w celu ułatwienia dostępu do komponentów podlegających konserwacji.

 

Kryteria wyboru odpowiedniego skanera dokumentowego

 

Specyfikacja produktu

  •  Szybkość i wydajność
  •  Prosta ścieżka przebiegu papieru
  • Wykrywanie zacięć papieru
  • Skanowanie laminowanych dokumentów
  • Współpraca z oprogramowaniem do zarządzania dokumentami firm trzecich
  • Wykrywanie pobrania wielu kartek
  • Obsługa wielu systemów operacyjnych

 

Ergonomia

  • Przyjazna obsługa (łatwe podawanie papieru i zarządzanie skanowaniem za pomocą wyświetlacza)
  • Mała waga i rozmiar
  • Niski poziom hałasu
  • Małe zużycie energii
  • Wysoka jakość wykonania, atrakcyjne wzornictwo
  • Bezpieczeństwo obsługi

 

Współpraca z producentem

  • Szeroki asortyment urządzeń skanujących
  • Innowacyjne i niezawodne produkty
  • Duży udział w rynku
  • Skoncentrowanie oferty na skanerach
  • Zaangażowanie we współpracę z partnerami
  • Przejrzysta komunikacja, także dotycząca awaryjności produktów
  • Dostępność narzędzi do zarządzania flotą skanerów

 

Wymagania użytkowników

  • Obsługa wielu rodzajów dokumentów o różnej grubości papieru
  • Innowacyjny wygląd urządzeń
  • Szkolenia z obsługi i zdalne wsparcie producenta lub dystrybutora
  • Łatwa wymiana materiałów eksploatacyjnych (najlepiej do wykonania samodzielnie)
  • Rozmiar dopasowany do potrzeb, niski poziom hałasu
  • Możliwość przeprowadzenia testów z dokumentami stosowanymi w firmie
  • Certyfikaty zgodności z normami i innymi rozwiązaniami IT