Nawet najdoskonalsza strategia archiwizacji i backupu nie będzie nic warta, jeżeli dojdzie do zniszczenia, zgubienia czy choćby pomieszania nośników zawierających dane archiwalne i kopie zapasowe. Problem jednak w tym, że o ile samo wykonywanie kopii zapasowych jest już dziś traktowane poważnie nawet w najmniejszych, wręcz jedno- bądź kilkuosobowych mikrofirmach, to kwestia zarządzania nośnikami zawierającymi zabezpieczone dane zazwyczaj nie jest już tak oczywista. Sama świadomość tego, że został wykonany backup, może prowadzić do złudnego poczucia bezpieczeństwa. Co z tego, że będziemy dysponować kopią danych, gdy w chwili awarii lub w innych okolicznościach – wymagających zwykle jak najszybszego odtworzenia danych – nie będziemy wiedzieć, gdzie potrzebna kopia się znajduje?

Generalnie polityka archiwizacji i składowania danych w firmie zawsze powinna być dostosowana do faktycznych potrzeb i racjonalna ekonomicznie. W wielu firmach „strategią” przechowywania nośników jest wydzielona szafa z odpowiednio oznaczonymi nośnikami. Owszem, samo uporządkowanie woluminów (podpisanie, skatalogowanie i ich odpowiednie rozmieszczenie) znacznie ułatwi i przyśpieszy proces dostępu do zarchiwizowanych danych. Jednak od kompleksowych systemów składowania zwykle wymaga się więcej.

Oprócz uporządkowania danych z punktu widzenia bezpieczeństwa informacji istotne jest także uwzględnienie różnych możliwych scenariuszy. Należą do nich przypadkowe (bądź celowe) skasowanie danych przez użytkownika/pracownika, ich utrata wskutek błędu oprogramowania lub w wyniku uszkodzenia sprzętu, w tym również fizycznego uszkodzenia nośników, zdarzenia losowe (pożar, powódź itp.), kradzieże sprzętu i/lub nośników danych itp.

Trzeba też pamiętać, że zarządzanie nośnikami to nie tylko kwestia archiwizacji i kopii zapasowych, ale jest ono powiązane również z zarządzaniem licencjonowanym oprogramowaniem wykorzystywanym w firmie, które przecież nadal w znacznej części dostarczane jest na odpowiednich nośnikach danych.

Wreszcie nie sposób pominąć tego, że strategia zarządzania danymi w większości firm jest – przynajmniej częściowo – narzucona przez ustawodawcę. Polskie prawo wymusza przechowywanie wielu rodzajów danych (księgowych, osobowych) w odpowiedni sposób, a to oznacza konieczność dysponowania zarówno infrastrukturą przystosowaną do ich przechowywania (dotyczy to zarówno nośników własnych oraz wynajmowanych), jak i rozwiązaniami umożliwiającymi sprawne zarządzanie szybko rosnącym zbiorem informacji.