Nie ma specjalnych regulacji prawnych, które odnosiłyby się do realizacji kontraktów IT w sektorze MŚP. Mimo niewielkiej zazwyczaj skali, zakresu i złożoności wdrażanych rozwiązań, współpraca z małymi i średnimi firmami podlega tym samym przepisom ogólnym co realizacja projektów dla największych przedsiębiorstw.

W razie konfliktu z klientem integrator nie ma żadnej taryfy ulgowej z racji „sektorowej specyfiki” przedsięwzięcia. Dlatego firmy realizujące zlecenia na rzecz MŚP powinny zabezpieczać każdorazowo swoje interesy, czyli zawierać odpowiednie umowy. Szczególnie w przypadku długoterminowej współpracy warto zadbać o sporządzenie solidnego, rzeczowego kontraktu i nie ograniczać się do ramowych, wzorcowych zapisów.

W umowie przede wszystkim powinien zostać bardzo dokładnie określony zakres prac do wykonania. Żeby było wiadomo, co dokładnie firma ma zrobić. Trzeba też jasno zapisać wysokość wynagrodzenia, jakie będzie przysługiwać za zleconą pracę.

− Należy unikać ogólnych określeń, typu „integracja IT” lub „wsparcie systemu IT”. W umowie powinny być szczegółowo wymienione zadania, które mają zostać wykonane, oraz systemy, które mają być objęte usługami. Zbyt ogólne zapisy pozostawiają wiele miejsca dla różnych, rozbieżnych interpretacji − mówi Agata Szeliga, radca prawny, partner w Kancelarii Sołtysiński, Kawecki & Szlęzak.

Trzeba dążyć do wyeliminowania sytuacji, w której klient będzie sądził, że pod pojęciem „integracja” kryje się wszelki możliwy zakres prac, a wykonawca będzie miał na myśli tylko konkretne zadania. Integrator powinien generalnie zobowiązywać się do tego, co naprawdę jest w stanie zrobić.

 

Czas reakcji

Prowadzący małe firmy IT powinni się zastanowić, czy gwarantować określony czas usunięcia usterki. Trzeba zadać sobie pytanie, czy niewielki integrator, który dysponuje ograniczonym zasobem sił i środków, zdoła wywiązać się z zawartej w umowie obietnicy. Z drugiej strony: czy obsługiwanemu klientowi taki zapis jest faktycznie niezbędny?

− Lepiej zobowiązać się do czasu reakcji na zaistniały incydent niż do czasu usunięcia usterki − uważa Agata Szeliga.

Zdaniem integratora

Wojciech Micewicz, dyrektor handlowy, 4NetiC

Nie bierzemy odpowiedzialności za naruszenie systemu bezpieczeństwa, jeśli powstało w wyniku niewłaściwego użytkowania komputera lub oprogramowania. Staramy się edukować użytkowników, trudno jednak przewidzieć, co wymyślą. W takich sytuacjach chronią nas stosowne zapisy w umowie. Jeżeli klienci mają wymagania wynikające np. z regulacji branżowych, również zapisujemy je w umowie. Małe firmy oczekują jednak na ogół krótkich, prostych umów, które często są opracowywane na podstawie gotowych wzorców oraz formularzy z sieci. Niejednokrotnie klienci w ogóle nie czują potrzeby podpisywania jakiejkolwiek umowy. Gdy obie strony dobrze się znają, kontrakt opiera się na zaufaniu. Nie zawsze jednak ono wystarczy, dlatego my często sami proponujemy klientom podpisanie umowy. Po to, żeby było jasne, do czego możemy się w konkretnej sytuacji zobowiązać i czego można od nas oczekiwać. To ważne, bo małe firmy stawiają głównie na oszczędności i akceptują rozwiązania słabsze, byle tańsze.