Dlatego zamawiający powinni korzystać jak najczęściej (i nierzadko to robią) z profesjonalnego doradztwa za każdym razem, kiedy planują rozpisanie nowego przetargu na skomplikowane rozwiązanie IT. Niestety, efektem zaniechania tej procedury są błędy, które często prowadzą do nieefektywnego wykorzystania środków publicznych. O tym, jak ważna jest odpowiednia jakość wdrażanych rozwiązań w sektorze publicznym, świadczy niechlubny przykład „funkcjonowania” systemu informatycznego podczas ostatnich wyborów samorządowych.

Nieprzemyślane warunki przetargowe mogą doprowadzić do sytuacji, w której nowy system informatyczny w jednostce państwowej będzie obsługiwany tylko przez wybranego wykonawcę nawet wtedy, gdy jego praca nie będzie zadowalająca. Przykładowo, jeśli system nie bazuje na otwartym kodzie, a jego producent nie udostępnił zleceniodawcy kodów źródłowych lub nie zostały wdrożone procedury awaryjnego uzyskania dostępu do takiego kodu, to żaden nowy wykonawca nie ma szans na jego rozbudowę. Będzie więc zmuszony stworzyć go od podstaw, znów za publiczne pieniądze. W tego rodzaju sytuacjach zatrudnienie nowego wykonawcy może być bardzo kosztowne, a czasami wręcz niemożliwe.

 

Trzy pytania do…

 

Natalii Jaworskiej, specjalisty ds. zamówień publicznych, ATM

CRN Polskie firmy dokonujące zakupów w ramach przetargów publicznych wciąż mają obawy przed korzystaniem z outsourcingu, co nie wydaje się wynikać z racjonalnych przesłanek. Dlaczego tak się dzieje? Czy trendy obserwowane zarówno w Europie, jak i na całym świecie, nie wykazują dynamicznie rosnącego zaufania do takich rozwiązań?

Natalia Jaworska Wiele badań i praktyczne doświadczenie pokazują, że dzięki outsourcingowi można otrzymać wysoką jakość usług, a jednocześnie zredukować koszty. Dla sektora publicznego jest to niezwykle istotny element. Tymczasem z naszych obserwacji wynika, że jednostki polskiej administracji publicznej nie tak często, jak należałoby się tego spodziewać, ogłaszają przetargi na usługi kolokacji. Wolą pozyskiwać infrastrukturę informatyczną, a następnie utrzymywać ją w ramach własnych zasobów, niż powierzyć to zadanie operatorom centrów danych. Tym samym muszą stale monitorować dostępne zasoby i w razie potrzeby dokonywać rozbudowy swoich serwerowni, co powoduje wzrost kosztów utrzymania, także ze względu na konieczność zatrudniania dodatkowych pracowników.

 

CRN Na jakie cechy kolokacyjnej oferty najrzadziej zwracają uwagę zamawiający?

Natalia Jaworska Pokutuje głównie brak świadomości i kalkulacji całkowitych kosztów pozyskania, instalowania, użytkowania i utrzymywania własnej serwerowni, która dla podmiotu z sektora prywatnego zwykle jest oczywistością. Redukcja kosztów przekłada się bowiem bezpośrednio na pozycję firmy na rynku, a w konsekwencji na jej „być albo nie być”. W sektorze publicznym natomiast takie podejście nie jest jeszcze równie popularne, jak wśród przedsiębiorców. Decydujący jest tu tzw. efekt skali, który są w stanie uzyskać tylko wyspecjalizowani dostawcy usług centrum danych.

 

CRN Czy i kiedy doczekamy się zmiany w tym zakresie?

Natalia Jaworska Już niedługo działania Komisji Europejskiej na rzecz cyfryzacji administracji publicznej będą zmuszać kraje UE do implementowania nowych rozwiązań informatycznych, które mają na celu usprawniać i zwiększać efektywność działania. Wśród tych rozwiązań będą np. usługi w chmurze obliczeniowej, które umożliwiają pozyskiwanie infrastruktury, platform systemowych i oprogramowania w elastyczny sposób, zgodnie z aktualnymi potrzebami zamawiającego, a jednocześnie przynoszą znaczną poprawę efektywności i obniżenie kosztów. Już wkrótce zostaną zdefiniowane jednolite dla wszystkich krajów UE ramy prawne, według których usługi chmury obliczeniowej mają być świadczone placówkom publicznym. Na uporządkowaniu  tej sytuacji skorzystają wszyscy – zarówno odbiorcy w sektorze administracji publicznej, jak też integratorzy, którzy będą mogli ze spokojem odsprzedawać usługi w chmurze i udzielać związanych z nimi konsultacji. I to bez ryzyka ewentualnych konsekwencji w wyniku kontroli przez uprawnione do tego organy.