Z badania przeprowadzonego w ubiegłym roku na zlecenie Ricoha wynika, że dla 70 proc. menedżerów z sektora MŚP w 24 krajach, technika jest kluczowym czynnikiem, dzięki któremu mogą rozwijać swoje firmy i odnosić sukcesy biznesowe. W pierwszej kolejności respondenci z małych i średnich przedsiębiorstw zamierzają wdrażać narzędzia do automatyzacji (72 proc.), analityki danych (64 proc.), zarządzania dokumentami (62 proc.) oraz wideorozmów (56 proc.). Dzięki nim codzienna praca ma być wykonywana szybciej i efektywniej.

Z kolei badanie przeprowadzone w 2017 r. przez Brothera wśród polskich małych i średnich przedsiębiorstw pokazało, że dla 80 proc. z nich druk jest nadal kluczowym lub bardzo ważnym elementem obiegu informacji. Oznacza to, że obieg tradycyjnych dokumentów – w wersji papierowej – jest ciągle istotny dla sprawnego działania wielu firm w Polsce. Zdecydowana większość badanych (90 proc.) zadeklarowała korzystanie z drukarek laserowych, rzadziej atramentowych (39 proc.). Jednocześnie 41 proc. respondentów przyznało, że wymienia drukarki średnio co 5 lat lub rzadziej, 11 proc. robi to co 4 lata, a 30 proc. – co 2 lub 3 lata.

Do podstawowych kryteriów decyzji zakupowych polskich przedsiębiorców wciąż należy cena nabycia bądź leasingu sprzętu. Gdy jest dla nich przystępna, chętniej sięgają po kolejne, bardziej nowoczesne rozwiązania. Barierę w wielu przypadkach stanowi brak wolnych środków, co skutkuje mierzeniem zamiarów na siły i korzystaniem z różnych nadarzających się okazji.

W ocenie analityków Contextu małe i średnie firmy zaczęły w ostatnim czasie zastępować podstawowe modele biznesowe urządzeniami konsumenckimi ze środkowej i wyższej półki. Świadczyć ma o tym m.in. odnotowany w I kw. bieżącego roku boom na urządzenia konsumenckie, który wynikał głównie ze spadku ich średniej ceny w wyniku akcji promocyjnych i rabatowych dystrybutorów. Przedsiębiorcy wykorzystali to do wymiany floty drukującej i zakupu nowszych maszyn.

Potrzeba rzeczowych argumentów

Brak szerszego zainteresowania krajowych MŚP włączaniem druku w zintegrowany system zarządzania cyfrowym obiegiem dokumentów wynika również z braku dostatecznej wiedzy o korzyściach z wdrożenia tego typu rozwiązań. Tu jest duże pole do popisu dla integratorów i resellerów. Wielu przedsiębiorców nie decyduje się na zakup bardziej zaawansowanych urządzeń czy korzystanie ze wspierającego ich funkcje oprogramowania, gdyż nikt ich jeszcze do tego nie przekonał. Uświadamianie im, co faktycznie mogą w wyniku digitalizacji zyskać, wydaje się dzisiaj niezbędnym elementem strategii biznesowej na tym rynku. Często bowiem sprzedawcom brakuje umiejętności przełożenia abstrakcyjnych, ogólnych danych na realia funkcjonowania konkretnych firm czy branż.

To samo dotyczy również zainteresowania korzystaniem z modelu usługowego druku. Jak niedawno na łamach CRN Polska przekonywał Michał Gac z GMP Group: „Klienci u nas nie mają świadomości korzyści wynikających z usługowego modelu druku. Nie oczekują w zasadzie sami od nas takich rozwiązań. Owszem, sprzedajemy je obecnie w zdecydowanej większości przypadków, ale przekonanie do nich klientów leży zazwyczaj po naszej stronie. To przeważnie inicjatywa działu handlowego, a nie świadomy wybór klienta” („Cena wciąż decyduje”, nr 6/2019).

Taki stan rzeczy stanowi szansę dla aktywnych integratorów i resellerów. Może bowiem oznaczać, że w wielu sytuacjach nie mamy do czynienia z brakiem zapotrzebowania na bardziej zaawansowane rozwiązania, ale raczej z brakiem wiedzy na temat korzyści wynikających z ich zastosowania. Ci, którzy będą potrafili dotrzeć do potencjalnego klienta z przekonującymi argumentami, mają okazję zajęcia całkiem dobrze rokującej biznesowo pozycji.

Model usługowy staje się dziś standardem, tym bardziej, że producenci i resellerzy stawiają na kompleksową obsługę i maksymalnie odciążają użytkowników końcowych oferując całościowe rozwiązania MPS, obejmujące niejednokrotnie nawet finansowanie, w tym leasing lub dzierżawę – uważa Krzysztof Janiec, MPS Sales Specialist w Epsonie.

 

Zdaniem specjalistów

Piotr Baca, Country Manager, Brother

Małe i średnie firmy przy wyborze sprzętu kierują się najczęściej kosztem eksploatacji. To zrozumiałe, biorąc pod uwagę istotną rolę druku w ich pracy. Dlatego mocno zachęcamy klientów i resellerów do korzystania z usług MPS do zarządzania drukiem. Zapewniają bowiem firmom nie tylko obniżenie kosztu wydruku jednej strony, ale też unikanie strat związanych z przestojami spowodowanymi awarią urządzenia lub brakiem materiałów eksploatacyjnych.

Piotr Żyliński, Product Manager, Alstor SDS

MŚP wykorzystują skanery dokumentowe zarówno do digitalizacji archiwalnych dokumentów papierowych, jak i do obsługi bieżącej działalności, czyli zapisywania do cyfrowej postaci aktualnych druków. Głównym wyzwaniem w przypadku skanowania jest obróbka bardzo dużej liczby zadrukowanych stron. O ile kilka lub kilkanaście dokumentów dziennie można zeskanować, korzystając z urządzenia wielofunkcyjnego, o tyle w przypadku dokumentów mających kilkadziesiąt stron lub nietypowych bardziej optymalnym rozwiązaniem staje się skaner dokumentowy. Skanery przebiegowe są najczęstszym typem urządzeń stosowanym w sektorze MŚP, a do skanowania zbindowanych dokumentów lub książek stosuje się skanery ze zintegrowaną płaską szybą.

Krzysztof Janiec, MPS Sales Specialist, Epson

Małe firmy nie stosują skomplikowanych systemów zarządzania informacją, bo ewentualne korzyści nie pokryją kosztów wdrożenia. Trend cyfryzacji wymusza jednak posiadanie chociażby urządzenia oferującego efektywne skanowanie jako punkt wyjścia do dalszej obróbki dokumentu (rozesłania, prośby o weryfikację, akceptacji itd.). Można wykonywać je z użyciem specjalnego skanera lub urządzenia MFP, w wielu przypadkach dużo bardziej praktycznego z punktu widzenia małego przedsiębiorstwa. Coraz intensywniej rozwijane są też rozwiązania typu faktura elektroniczna lub systemy EDI, w przypadku których samo skanowanie jest już wyeliminowane.

 

 

Równoległe światy

Jak zatem zainteresować przedsiębiorców ofertą druku? Przede wszystkim nie można mówić do nich językiem technicznym, lecz biznesowym. Trzeba wiedzieć, jakie klient ma potrzeby i co faktycznie będzie dla niego użyteczne. A to nie jest wcale łatwe, bo sektor MŚP jest mocno rozdrobniony i zróżnicowany. Jeden przedsiębiorca potrzebuje tylko zwykłej drukarki i nie zdecyduje się na nic innego. Drugiemu będzie potrzebne zaawansowane urządzenie wielofunkcyjne z oprogramowaniem wspierającym zarządzanie wydrukami, a kolejnemu – system obiegu cyfrowej dokumentacji i efektywnego, szybkiego dostępu do jego zawartości. Dla jednego korzystniejsze będzie kupienie sprzętu lub wzięcie go w leasing, dla innego bardziej opłacalna może okazać się usługowa forma obsługi floty drukującej. Do każdego trzeba trafić z odpowiednią ofertą i przekonującymi argumentami.

Generalnie wyróżnić można dwa podstawowe typy współpracy z małymi i średnimi firmami. Pierwszy to oferowanie nowoczesnych rozwiązań sprzętowo-programistycznych ułatwiających i wspierających wykonywanie wciąż popularnych, tradycyjnych wydruków. Mowa o wyposażonych w zaawansowane funkcje drukarkach i urządzeniach wielofunkcyjnych z oprogramowaniem do zarządzenia drukiem na papierze. Na takie rozwiązania, wbrew pozorom, długo jeszcze może być duże zapotrzebowanie. Ponad trzy czwarte (78 proc.) menedżerów biorących udział w badaniu przeprowadzonym przez analityków Quocirca uznało, że drukowanie jest ważne dla sprawnego prowadzenia działalności biznesowej. Z kolei 41 proc. uważa, że chociaż liczba drukowanych dokumentów w ogólnej puli może się zmniejszać, objętość drukowanych materiałów będzie wzrastać.

Taka sytuacja będzie też prawdopodobnie oznaczała wzrost zainteresowania rozwiązaniami do digitalizacji dokumentów, systemami do ich archiwizacji i zarządzania nimi oraz programami do sprawnego wyszukiwania zgromadzonych w nich informacji. To daje dobre perspektywy resellerom i integratorom zainteresowanym współpracą z sektorem MŚP. Specjaliści Quocirca oceniają, że małe i średnie firmy w zakresie wdrażania takich rozwiązań będą potrzebowały wsparcia ze strony zewnętrznych, ale blisko współpracujących doradców.

To szansa dla resellerów i integratorów, którzy będą potrafili zdobyć zaufanie przedsiębiorców, oferując adekwatne do ich potrzeb rozwiązania. Uwzględnianie specyfiki sektora MŚP może mieć miejsce w różnych obszarach ich działalności i na różnych płaszczyznach współpracy.

Małe i średnie firmy znacznie częściej decydują się na zakup urządzenia i skorzystanie z zewnętrznej opieki serwisowej. Obecnie ponad 90 proc. naszych klientów z tego sektora współpracuje z nami właśnie w ten sposób. Nie jest to typowy model usługowy, w którym płaci się za wydruk strony i dzierżawi drukarki. MŚP zdecydowanie wolą mieć urządzenie na własność. Stąd wypracowany przez nas w praktyce model mieszany – wyjaśnia Tomasz Tysiączny, właściciel Kwark Komputer.

 

Zapewnić dobre wejście

Rola partnerów znających dobrze potrzeby sektora MŚP będzie rosła. Zwiększeniu zainteresowania systemami obiegu dokumentów na polskim rynku mogą służyć zmiany przepisów prawa. Zniesienie istniejącego jeszcze w niektórych instytucjach obowiązku posiadania dokumentacji papierowej stanie się z pewnością impulsem do powszechniejszego przechodzenia na systemy cyfrowego obiegu informacji.

Efektem może być również zwiększenie zapotrzebowania na skanery. Dla zbudowania sprawnie funkcjonującego systemu zarządzania obiegiem dokumentów niezbędny jest bowiem skuteczny mechanizm zasilania zasobów cyfrowego archiwum kompletem dokumentacji tworzonej bądź wykorzystywanej w przedsiębiorstwie lub instytucji.

Cyfrowe archiwum przynosi faktyczne korzyści, gdy trafiają do niego wszystkie kluczowe dla firmy dokumenty lub ich cała, wybrana grupa. Utrzymywanie części dokumentacji w formie cyfrowej, a reszty na papierze, nie tylko nie ułatwia korzystania z niej, lecz – wręcz przeciwnie – utrudnia dostęp do jej zawartości (trzeba przeszukiwać dwa różne źródła informacji). Optymalne rozwiązanie polega na tym, że wszystkie dokumenty krążą po firmie w formie elektronicznej, a postać papierową będą miały ewentualnie tylko na wejściu do systemu lub uzyskiwały ją na wyjściu, gdy niezbędny jest ich wydruk.

Wprowadzanie papierowych dokumentów do cyfrowego obiegu staje się coraz łatwiejsze dzięki nowoczesnym skanerom i systemom do rozpoznawania tekstu (OCR – Optical Character Recognition). Coraz więcej skanerów i urządzeń wielofunkcyjnych ma wbudowane aplikacje umożliwiające automatyczną kategoryzację digitalizowanych materiałów. Za ich pomocą inicjuje się proces elektronicznego obiegu dokumentów. Dzięki temu trafiają one do odpowiednich katalogów w zasobach firmy, skąd w razie potrzeby łatwo je pobrać.

– Coraz więcej rozwijających się firm ma problem z przechowywaniem faktur czy umów. Obserwujemy zwiększone zainteresowanie z ich strony rozwiązaniami do zarządzania dokumentami na początkowym etapie obróbki. Od nich właśnie małe przedsiębiorstwa zaczynają tworzenie swoich systemów obiegu dokumentów. Pozwalają bowiem zapanować nad dokumentacją sprzedażową i pracowniczą oraz utrzymać w niej niezbędny porządek. Wiadomo wtedy, gdzie są potrzebne dane i jak do nich trafić. Później, w razie potrzeby, można system rozbudowywać o kolejne funkcje – mówi Alan Pajek, wiceprezes zarządu Ediko.

Piotr Żyliński, Product Manager w Alstor SDS, zwraca uwagę, że dołączane do skanerów oprogramowanie automatycznie poprawia i optymalizuje zapisywany obraz dokumentów, co sprawia, że ich cyfrowa postać jest bardziej czytelna niż oryginał. Jego zdaniem, coraz więcej małych i średnich firm wdraża już elektroniczny obieg dokumentów, którego pierwszym ogniwem jest właśnie skaner.

 

Więcej usług

Nowe możliwości biznesowe otwierają się też za sprawą uzupełniania obsługi środowiska druku o inne usługi związane z cyfryzacją. Z tegorocznego badania Konica Minolta wynika, że największym problemem, z jakim muszą się mierzyć dzisiaj małe i średnie firmy, są cyberzagrożenia. Wskazało na nie 33 proc. ankietowanych. W dalszej kolejności wymieniono: konkurencję (27 proc.), zgodność z przepisami (23 proc.) i problemy z infrastrukturą IT (18 proc.).

Badanie wskazuje zatem obszary, w których integratorzy i resellerzy mają okazję osiągnąć dodatkowe przychody. Dla firm zajmujących się usługami w zakresie druku szczególnie interesujące może być uzupełnienie własnej oferty o działania związane z cyberbezpieczeństwem. W 2018 r. 67 proc. małych i średnich przedsiębiorstw doświadczyło cyberataku, a 58 proc. naruszenia danych. Tymczasem połowa MŚP nie wie jak chronić swoje zasoby przed zagrożeniami i nie opracowała procedur reagowania na ewentualne incydenty.

Jednocześnie coraz powszechniej wykorzystywaną drogą ataków staje się środowisko druku. Według raportu Quocirca w ubiegłym roku w prawie 60 proc. wszystkich przedsiębiorstw nastąpiło naruszenie bezpieczeństwa danych w trakcie drukowania. Przy czym w 59 proc. tych przypadków nastąpił wyciek informacji, co spowodowało wymierne straty finansowe. W 40 proc. firm incydenty związane z drukiem spowodowały spadek wydajności pracy i przestoje.

Firmy IT, które chcą świadczyć dodatkowe usługi w zakresie cyberbezpieczeństwa w połączeniu z ofertą obsługi druku, mogą liczyć na zainteresowanie przedsiębiorców. 66 proc. uczestników badania Quocirca zadeklarowało, że przeciwdziałanie zagrożeniom danych w związku z drukiem jest dla nich jednym z pięciu priorytetów cyberbezpieczeństwa (większą wagę przykładano jedynie do zagrożeń związanych z chmurą obliczeniową). 62 proc. respondentów przyznało, że sięga po rozwiązania klasy MPS w celu podniesienia efektywności zarządzania drukiem i bezpieczeństwa.

Przedsiębiorcy coraz częściej rozumieją, że urządzenia drukujące są elementem całej infrastruktury IT i powinny być chronione tak, jak każdy komputer. Próba oszczędzenia przysłowiowych kilku groszy może przynieść ogromne straty – ocenia Piotr Baca, szef polskiego oddziału Brothera.

Na polskim rynku atrakcyjność oferty takich łączonych usług może jeszcze wzrastać ze względu na niski poziom nasycenia sektora MŚP wykwalifikowaną kadrą teleinformatyczną. W przeważającej większości firm brakuje nie tylko specjalistów od cyberbezpieczeństwa, ale w ogóle jakichkolwiek specjalistów ICT. Opublikowany niedawno przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości „Raport o stanie sektora małych i średnich przedsiębiorstw” pokazuje, że w 2018 r. jedynie 7,6 proc. małych firm w naszym kraju oraz 29,8 proc. średnich zatrudniało osobę posiadającą specjalistyczne kwalifikacje w zakresie technik informacyjno-komunikacyjnych. Reszta, to w mniejszym lub większym zakresie, potencjalni klienci branży IT.

Zdaniem integratora

Tomasz Tysiączny, właściciel, Kwark Komputer

W firmach z sektora MŚP coraz chętniej sięga się po laserowe, kolorowe urządzenia wielofunkcyjne. Od kilku lat systematycznie odnotowujemy wzrost ich sprzedaży. Sama drukarka już dzisiaj nie wystarcza, chcemy mieć możliwość kopiowania, skanowania, a także archiwizowania dokumentów. MFP, zastępując dwa czy nawet trzy oddzielne urządzenia, przynoszą oszczędności nie tylko związane z zakupem, zużyciem energii elektrycznej i serwisem, lecz także w powierzchni biurowej. Ich całkowite koszty eksploatacji są bardzo korzystne dla przedsiębiorców. Na dodatek, dzięki bezpłatnemu oprogramowaniu, które jest dołączane do niektórych urządzeń, istnieje możliwość zarządzania obiegiem dokumentów i systemem druku w firmie. Menedżerowie coraz częściej zdają sobie sprawę, że nowoczesny i sprawny system obiegu dokumentów zwiększa elastyczność i efektywność funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Alan Pajek, wiceprezes zarządu, Ediko

Małe i średnie firmy jeszcze dosyć rzadko posiadają systemy pełnego zarządzania obiegiem dokumentów. Są one za drogie, a ich wdrożenie jest zbyt skomplikowane. Wyjątek stanowi branża prawnicza. Kancelarie prawne chętnie korzystają z tych rozwiązań. Potrzebują ich ze względów bezpieczeństwa i zapewnienia poufności przetwarzanych materiałów. Tutaj ważna jest kontrola nad wszystkim, co się dzieje z każdym dokumentem: kto go czytał, ile razy, co zmieniał, ile czasu nad nim spędził itp. Dla innych alternatywą mogą być systemy działające w chmurze, ale w Polsce zaufanie do chmury jest jednak dosyć ograniczone. Istnieją również rozwiązania w modelu open source, jednak umiejętność ich właściwego wdrożenia stanowi barierę dla małych firm. Coraz chętniej natomiast sięgają one po bezpłatne aplikacje dołączane do urządzeń drukujących bądź skanerów.