Zapewnić dobre wejście

Rola partnerów znających dobrze potrzeby sektora MŚP będzie rosła. Zwiększeniu zainteresowania systemami obiegu dokumentów na polskim rynku mogą służyć zmiany przepisów prawa. Zniesienie istniejącego jeszcze w niektórych instytucjach obowiązku posiadania dokumentacji papierowej stanie się z pewnością impulsem do powszechniejszego przechodzenia na systemy cyfrowego obiegu informacji.

Efektem może być również zwiększenie zapotrzebowania na skanery. Dla zbudowania sprawnie funkcjonującego systemu zarządzania obiegiem dokumentów niezbędny jest bowiem skuteczny mechanizm zasilania zasobów cyfrowego archiwum kompletem dokumentacji tworzonej bądź wykorzystywanej w przedsiębiorstwie lub instytucji.

Cyfrowe archiwum przynosi faktyczne korzyści, gdy trafiają do niego wszystkie kluczowe dla firmy dokumenty lub ich cała, wybrana grupa. Utrzymywanie części dokumentacji w formie cyfrowej, a reszty na papierze, nie tylko nie ułatwia korzystania z niej, lecz – wręcz przeciwnie – utrudnia dostęp do jej zawartości (trzeba przeszukiwać dwa różne źródła informacji). Optymalne rozwiązanie polega na tym, że wszystkie dokumenty krążą po firmie w formie elektronicznej, a postać papierową będą miały ewentualnie tylko na wejściu do systemu lub uzyskiwały ją na wyjściu, gdy niezbędny jest ich wydruk.

Wprowadzanie papierowych dokumentów do cyfrowego obiegu staje się coraz łatwiejsze dzięki nowoczesnym skanerom i systemom do rozpoznawania tekstu (OCR – Optical Character Recognition). Coraz więcej skanerów i urządzeń wielofunkcyjnych ma wbudowane aplikacje umożliwiające automatyczną kategoryzację digitalizowanych materiałów. Za ich pomocą inicjuje się proces elektronicznego obiegu dokumentów. Dzięki temu trafiają one do odpowiednich katalogów w zasobach firmy, skąd w razie potrzeby łatwo je pobrać.

– Coraz więcej rozwijających się firm ma problem z przechowywaniem faktur czy umów. Obserwujemy zwiększone zainteresowanie z ich strony rozwiązaniami do zarządzania dokumentami na początkowym etapie obróbki. Od nich właśnie małe przedsiębiorstwa zaczynają tworzenie swoich systemów obiegu dokumentów. Pozwalają bowiem zapanować nad dokumentacją sprzedażową i pracowniczą oraz utrzymać w niej niezbędny porządek. Wiadomo wtedy, gdzie są potrzebne dane i jak do nich trafić. Później, w razie potrzeby, można system rozbudowywać o kolejne funkcje – mówi Alan Pajek, wiceprezes zarządu Ediko.

Piotr Żyliński, Product Manager w Alstor SDS, zwraca uwagę, że dołączane do skanerów oprogramowanie automatycznie poprawia i optymalizuje zapisywany obraz dokumentów, co sprawia, że ich cyfrowa postać jest bardziej czytelna niż oryginał. Jego zdaniem, coraz więcej małych i średnich firm wdraża już elektroniczny obieg dokumentów, którego pierwszym ogniwem jest właśnie skaner.