Głównymi odbiorcami usług i narzędzi do zarządzania drukiem są firmy mające do czynienia z dużą liczbą papierowych materiałów do wyprodukowania, przetworzenia i zarchiwizowania, wykonujące masowe wydruki oraz realizujące transakcje wymagające udokumentowania. Należą do nich m.in. przedsiębiorstwa z sektora telekomunikacyjnego oraz bankowości, finansów i ubezpieczeń, w których na co dzień operuje się tysiącami umów, faktur, wniosków i wszelkiego rodzaju pism. Jednak po tego typu rozwiązania chętnie sięgają również mniejsze firmy, kancelarie prawnicze czy pracownie architektoniczne, które mają specyficzne, konkretne oczekiwania co do jakości i formatu wytwarzanych materiałów.

Chociaż na współpracę z zewnętrznymi dostawcami najczęściej decydują się duże przedsiębiorstwa, badania agencji Quocirca dowodzą, że 43 proc. europejskich firm z sektora MŚP, które nie korzystały dotychczas z rozwiązań w zakresie zarządzania drukiem, zamierza wdrożyć podstawowe usługi tego typu w ciągu kolejnych 12 miesięcy. W dodatku aż połowa podmiotów już korzystających ze wsparcia partnerów outsourcingowych planuje rozszerzyć w ciągu roku zakres obecnych kontraktów. Dla potencjalnych zleceniodawców liczy się maksymalne odciążenie w kwestii serwisu i niskie koszty utrzymania urządzeń, a także ich uniwersalność. Co ważne, użytkownicy chcą zachować kontrolę nad eksploatacją maszyn, ale jednocześnie widzieć w swoim partnerze outsourcingowym kogoś, kto w razie konieczności przejmie inicjatywę i rozwiąże problem np. nieoczekiwanych awarii.

 

Optymalizacja kosztów

Zazwyczaj w polskich biurach nie kontroluje się liczby funkcjonujących w nich urządzeń, wykorzystywanych materiałów eksploatacyjnych oraz zużywanych ryz papieru. Zdarzają się nawet przypadki, że liczba urządzeń przekracza liczbę użytkowników, a za zakup tonerów odpowiada równolegle kilka osób. Z tego względu, zamiast inwestować w sprzęt, materiały eksploatacyjne, a także angażować pracowników do prac administracyjnych i serwisowych, korzystniej jest powierzyć całość procesów związanych z drukiem zewnętrznemu wyspecjalizowanemu dostawcy, który znacząco odciąży zleceniodawcę.

Łatwiejsza obsługa z ConnectKey

 

Na obniżenie kosztów druku wpływa także zmniejszenie liczby niepotrzebnych wydruków i kopii dokumentów. Urządzenia wielofunkcyjne Xerox są wyposażone w preinstalowane oprogramowanie ConnectKey, z przejrzystym interfejsem dostępnym na panelu administracyjnym, które upraszcza obsługę wszystkich funkcji urządzenia, dzięki czemu pracownicy mogą skoncentrować się na pracy, a nie aspektach technicznych.

 

Świadczenie kompleksowych usług zapewnia Autoryzowanym Partnerom Xerox i ich klientom umowa serwisowa FSMA (Full Service Maintenance Agreement), która gwarantuje stałe i przewidywalne koszty eksploatacji urządzeń wielofunkcyjnych i drukarek Xerox, z zachowaniem dobrej i bezawaryjnej pracy sprzętu. To również swego rodzaju „polisa ubezpieczeniowa” zapewniająca natychmiastową pomoc w nieprzewidzianych wypadkach oraz zwrot ewentualnych kosztów naprawy. Po podpisaniu umowy, obowiązującej 36 miesięcy lub dłużej, klient zaopatruje się jedynie w papier. Koszty wszystkich innych materiałów eksploatacyjnych oraz napraw ponosi Xerox.

 

Trzy pytania do…

 

Macieja Amanowicza, XPPS Business Development Managera, Xerox

CRN Dlaczego resellerzy powinni zainteresować się usługami zarządzania drukiem?

Maciej Amanowicz Zaawansowane usługi MPS, czyli Managed Print Services, zapewniają klientom liczne korzyści w postaci usprawnienia i przyspieszenia procesów biznesowych, a ich dostawcom umożliwiają skuteczniejsze konkurowanie na coraz bardziej wymagającym rynku. Dziś popularność MPS, oferowanego do niedawna przede wszystkim największym przedsiębiorstwom i korporacjom, rośnie także w sektorze małych i średnich firm, które coraz bardziej doceniają zalety powierzania różnych obszarów swojej działalności operacyjnej wyspecjalizowanym zewnętrznym firmom w modelu outsourcingu. Na rynku działa wielu dostawców takich usług, ale to Xerox jest wskazywany jako jego lider przez takie firmy analityczne jak Gartner, IDC, Quocirca czy Forrester.

 

CRN Czy dostarczanie usług MPS zostało przez Xerox w jakiś sposób sformalizowane?

Maciej Amanowicz Tak, do małych i średnich firm docieramy z usługami zarządzania środowiskiem wydruku za pośrednictwem Autoryzowanych Partnerów Xerox w ramach programu XPPS – Xerox Partner Print Services. Zapraszamy do niego firmy posiadające odpowiednie zasoby handlowe i techniczne oraz doświadczenie. Oferujemy m.in. szkolenia, a także wsparcie handlowe i techniczne, pakiet oprogramowania wspierającego zarówno sprzedaż, jak i utrzymanie kontraktu oraz usługi wyspecjalizowanego helpdesku.

 

CRN Za jakiego typu usługi są odpowiedzialni partnerzy zrzeszeni w tym programie?

Maciej Amanowicz Partnerzy nie tylko dostarczają do siedziby klienta urządzenia drukujące, materiały eksploatacyjne i papier, ale też zapewniają stały, zdalny monitoring, dzięki któremu są w stanie wystarczająco wcześnie przewidzieć ryzyko wystąpienia pewnych problemów, zanim wpłyną one na ciągłość pracy w firmie klienta. Dzięki korzystaniu z outsourcingu druku klienci nie muszą skupiać się na pracach serwisowych związanych z kontrolą wykorzystania materiałów eksploatacyjnych i zamawiania nowych. To zadanie leży w gestii usługodawcy, który działa proaktywnie dzięki narzędziom zapewnianym przez Xerox. Korzystający z nich klienci otrzymują jedną, wystawianą na przejrzystych zasadach, fakturę. Mają też jeden punkt kontaktu we wszystkich sprawach. I, co unikalne w tej branży, usługa ta może objąć nie tylko urządzenia Xerox, ale także konkurencyjnych firm.

 

Stałe monitorowanie stanu liczników i możliwość wykonywania wydruków zdalnych umożliwia z kolei usługa Xerox Remote Print Services (XRPS), dzięki której zarządcy infrastrukturą druku mogą również uzyskiwać informacje na temat bieżącego stanu urządzeń sieciowych czy prowadzić odczyt urządzeń pomiarowych. W zarządzaniu kosztami pracy biurowej pomocne okazuje się także narzędzie TCO Tool, które daje pełną wiedzę na temat ponoszonych nakładów i opcji oszczędności w zakresie sprzętu, materiałów eksploatacyjnych i pozostałych dostępnych świadczeń. Usługi te dostępne są dla wszystkich Autoryzowanych Partnerów Xerox.

 

Rozwiązanie szyte na miarę

Ze względu na rosnącą świadomość korzyści płynących z outsourcingu druku jednym z kluczowych działań, które zostały podjęte w tym zakresie, jest rozwój programu XPPS (Xerox Partner Print Services). Zapewnia on zdalne sprawowanie opieki nad zasobami klienta i przewidywanie zagrożeń. Co więcej, XPPS znacząco poprawia konkurencyjność autoryzowanych partnerów, pogłębia relacje z klientami oraz umożliwia pozyskanie nowych. Ważny jest również fakt, że program oferuje nie tylko wszystkie usługi i narzędzia hostingowe, ale również zdobycie podczas szkoleń wiedzy technicznej, potrzebnej do wprowadzenia konkretnych usług uzupełniających portfolio Autoryzowanego Partnera Xerox.

W użytkowaniu różnych modeli urządzeń Xerox pomaga uniwersalny sterownik Global Print Driver. Ułatwia on klientowi i partnerowi obsługę kilkuset urządzeń tej marki i zarządzanie nimi. Klienci doceniają zastosowany w sprzęcie Xerox interfejs ConnectKey, umożliwiający mobilne drukowanie, konwertowanie, skanowanie i archiwizowanie dokumentów w chmurze. Usługa ta jest całkowicie bezpieczna, ponieważ została zintegrowana z chroniącymi przed zagrożeniami mechanizmami firmy McAfee oraz rozwiązaniami Cisco, dzięki którym administrator widzi, z jakimi urządzeniami nawiązywane są połączenia w całej infrastrukturze sieciowej.

Dodatkowe informacje:

Xerox

 

Maciej Amanowicz,

XPPS Business Development Manager, Xerox,

maciej.amanowicz@xerox.com

Artykuł powstał we współpracy z firmą Xerox.