Głównymi odbiorcami usług i narzędzi do zarządzania drukiem są firmy mające do czynienia z dużą liczbą papierowych materiałów do wyprodukowania, przetworzenia i zarchiwizowania, wykonujące masowe wydruki oraz realizujące transakcje wymagające udokumentowania. Należą do nich m.in. przedsiębiorstwa z sektora telekomunikacyjnego oraz bankowości, finansów i ubezpieczeń, w których na co dzień operuje się tysiącami umów, faktur, wniosków i wszelkiego rodzaju pism. Jednak po tego typu rozwiązania chętnie sięgają również mniejsze firmy, kancelarie prawnicze czy pracownie architektoniczne, które mają specyficzne, konkretne oczekiwania co do jakości i formatu wytwarzanych materiałów.

Chociaż na współpracę z zewnętrznymi dostawcami najczęściej decydują się duże przedsiębiorstwa, badania agencji Quocirca dowodzą, że 43 proc. europejskich firm z sektora MŚP, które nie korzystały dotychczas z rozwiązań w zakresie zarządzania drukiem, zamierza wdrożyć podstawowe usługi tego typu w ciągu kolejnych 12 miesięcy. W dodatku aż połowa podmiotów już korzystających ze wsparcia partnerów outsourcingowych planuje rozszerzyć w ciągu roku zakres obecnych kontraktów. Dla potencjalnych zleceniodawców liczy się maksymalne odciążenie w kwestii serwisu i niskie koszty utrzymania urządzeń, a także ich uniwersalność. Co ważne, użytkownicy chcą zachować kontrolę nad eksploatacją maszyn, ale jednocześnie widzieć w swoim partnerze outsourcingowym kogoś, kto w razie konieczności przejmie inicjatywę i rozwiąże problem np. nieoczekiwanych awarii.

 

Optymalizacja kosztów

Zazwyczaj w polskich biurach nie kontroluje się liczby funkcjonujących w nich urządzeń, wykorzystywanych materiałów eksploatacyjnych oraz zużywanych ryz papieru. Zdarzają się nawet przypadki, że liczba urządzeń przekracza liczbę użytkowników, a za zakup tonerów odpowiada równolegle kilka osób. Z tego względu, zamiast inwestować w sprzęt, materiały eksploatacyjne, a także angażować pracowników do prac administracyjnych i serwisowych, korzystniej jest powierzyć całość procesów związanych z drukiem zewnętrznemu wyspecjalizowanemu dostawcy, który znacząco odciąży zleceniodawcę.

Łatwiejsza obsługa z ConnectKey

 

Na obniżenie kosztów druku wpływa także zmniejszenie liczby niepotrzebnych wydruków i kopii dokumentów. Urządzenia wielofunkcyjne Xerox są wyposażone w preinstalowane oprogramowanie ConnectKey, z przejrzystym interfejsem dostępnym na panelu administracyjnym, które upraszcza obsługę wszystkich funkcji urządzenia, dzięki czemu pracownicy mogą skoncentrować się na pracy, a nie aspektach technicznych.