Popularność systemów elektronicznego obiegu dokumentów stale rośnie, bo firmy muszą dopasować swój sposób działania do zmian, które zachodzą w ich otoczeniu biznesowym. Analitycy z MarketsandMarkets oszacowali wartość światowego rynku Enterprise Content Management w 2017 r. na 31,6 mld dol. i prognozują, że będzie on rósł o 16,2 proc. rocznie przez kolejnych pięć lat. W tym tempie przychody ze sprzedaży rozwiązań ECM dojdą do 67,1 mld w 2022 r. Najszybciej rozwijającym się segmentem tego rynku będą usługi. Z punktu widzenia resellera istotne jest również to, że w okresie objętym prognozą specjaliści spodziewają się najszybszego wzrostu popytu na nie w sektorze MŚP.

Według tej samej agencji analitycznej jeszcze szybciej będzie się zwiększał światowy rynek systemów zarządzania obiegiem cyfrowych dokumentów – średnio o 23 proc. rocznie. W 2016 r. był wyceniany na niewiele ponad 3,5 mld dol., natomiast w 2021 r. jego wartość ma sięgnąć niemal 10 mld dol. Główne czynniki napędzające wzrost to chęć usprawnienia procesów biznesowych, redukcja kosztów druku oraz potrzeba szybszego dostępu do informacji. Warto w tym miejscu przywołać dane IDC, według których na poszukiwanie informacji pracownik traci średnio niemal 9 godzin tygodniowo.

Do czynników zwiększających zainteresowanie cyfrowym obiegiem dokumentów należy również rosnąca liczba informacji przetwarzanych przez firmy oraz dążenie do przechowywania ich w jednym miejscu. W analizowanym okresie (2016–2021) głównym źródłem przychodów mają być rozwiązania oferowane w modelu chmurowym. Ten sposób sprzedaży jest atrakcyjny dla klientów, ponieważ umożliwia ograniczenie kosztów budowy infrastruktury IT. W przypadku przedsiębiorstw wielooddziałowych bardzo ułatwia także dostęp do danych z dowolnego miejsca.

Regularne miesięczne przychody

Reseller może oferować klientom rozwiązania do zarządzania obiegiem dokumentów – bez sprzedawania im urządzeń drukujących – w jednym z trzech modeli:

>> Najem urządzeń – może być dla firmy IT bardzo korzystny. Dostawcy sprzętu często oferują atrakcyjne warunki finansowania tego typu usługi oraz zapewniają serwis. A to oznacza praktyczny brak odpowiedzialności po stronie resellera. Dodatkowo w tym modelu można liczyć na regularne przychody w dłuższym okresie.

>> Software as a Service – w tym modelu opłata miesięczna dopasowywana jest elastycznie do budżetu klienta.

>> Pay Per Page – w tym przypadku w kontrakcie są urządzenia skanujące i drukujące, klient może uniknąć wysokich kosztów związanych z nabyciem produktów, a reseller liczyć na regularne wpływy.

 

Na drukarki wciąż jest popyt

Firmy coraz chętniej sięgają po rozwiązania, które upraszczają cyfrowe przetwarzanie danych, co spowodowało, że już kilkakrotnie ogłaszano koniec ery tradycyjnego druku. Jednak rzeczywistość pokazuje, że jeszcze przez wiele lat z niego nie zrezygnujemy. Choć elektroniczny obieg dokumentów staje się coraz popularniejszy, de facto nie wypiera drukarek, a zwłaszcza nowoczesnych urządzeń wielofunkcyjnych. Są one bowiem bardzo często potrzebne, aby „zasilić” systemy obiegu dokumentów dzięki funkcji skanowania dokumentów. Nie da się jednak ukryć, że zainteresowanie sprzętem do drukowania nie rośnie tak szybko, jak elektronicznym obiegiem dokumentów. Potwierdzają to badania.

Analitycy z Technavio przewidują, że światowy rynek drukarek wielofunkcyjnych będzie rósł do 2021 r. o 3 proc. rocznie. Ten niewielki wzrost jest zasługą producentów, którzy stale rozwijają oferowane urządzenia, aby obniżyć całkowite koszty ich posiadania (TCO). Podobne wyniki badań prezentuje IDC. Według tej agencji sprzedaż urządzeń drukujących zwiększyła się na świecie w IV kwartale 2016 r. o 0,6 proc. w stosunku do notowanej w tym samym okresie poprzedniego roku (badanie obejmowało urządzenia w formatach od A4 do A2).

Rośnie liczba przedsiębiorstw zainteresowanych różnego rodzaju rozwiązaniami do obiegu dokumentów – chętnie wybierane jest oprogramowanie niezależne od sprzętu, na którym działa. Aby jednak resellerzy mogli zarobić na sprzedaży takich systemów, muszą odejść od modelu oferowania pudełek i stać się konsultantami. Powinni przynajmniej mieć rozeznanie, jakie gotowe oprogramowanie i specjalistyczne produkty są na rynku. Sprzedawcy, którzy potrafią doradzić klientom, jak zoptymalizować środowisko druku, z pewnością mogą liczyć na większe kontrakty i dywersyfikację źródeł przychodów.

Zdaniem dostawców

Rafał Szarzyński, Regional Sales Director, Ricoh Polska

Resellerzy coraz częściej włączają do swojej oferty rozwiązania przeznaczone do zarządzania elektronicznym obiegiem dokumentów, zarządzania drukiem oraz archiwizacji. To naturalny rozwój, który pozwala połączyć kompetencje związane z doradztwem sprzętowym z tymi z zakresu nowych rozwiązań programowych. Szczególnie, że coraz częściej zakup nowych urządzeń łączy się z wdrożeniem rozwiązań systemowych w zakresie obsługi dokumentów. Wynika to z cyklu życia dokumentu oraz roli, jaką pełni w nim urządzenie drukujące.

Tomasz Wieczorek, Solutions Product Manager CEE, Sharp Electronics Europe

Sprzedaż rozwiązań do zarządzania obiegiem dokumentów nie powinna w ogóle być łączona ze sprzedażą urządzeń. Podstawą przemyślanego systemu obiegu dokumentów jest uniezależnienie się od sprzętu. Doświadczony konsultant nie pozwoli sobie na wdrożenie systemu, który w najmniejszym nawet stopniu będzie tę niezależność ograniczał.

 

Mariusz Sawicki, Business Unit Manager, ABC Data

W przypadku sprzedaży sprzętu reseller uzyskuje jednorazowy zysk i nie ma gwarancji, że nabywca kupi u niego także materiały eksploatacyjne. Dlatego korzystniejsze dla niego jest świadczenie usługi najmu urządzeń. Podpisanie kilkuletniej umowy z klientem to źródło stałych dochodów przez dłuższy czas. Reseller wynajmuje urządzenia, np. od dystrybutora, a następnie podnajmuje je użytkownikowi końcowemu. Na podstawie comiesięcznego automatycznego odczytu liczników urządzeń obciąża klienta kosztami wykonanych w danym okresie rozliczeniowym wydruków i kopii.

 

Lokalnie lub w chmurze

Większość rozwiązań do zarządzania obiegiem dokumentów jest oferowana w jednym z dwóch wariantów. Mogą być tradycyjnie instalowane na firmowym serwerze wewnątrz sieci klienta lub udostępniane jako usługa chmurowa. W tym drugim przypadku klient ponosi koszty w formie abonamentu. Oba rozwiązania mają swoje wady i zalety. Model SaaS to m.in. niskie koszty początkowe i możliwość natychmiastowego korzystania z usługi (brak czasochłonnego wdrożenia). Z kolei zaletą modelu instalacji rozwiązania w firmie jest bliższy i regularny kontakt z klientem oraz możliwość cross-sellingu innych usług oraz produktów.

Rozwiązanie serwerowe to zupełnie inny typ sprzedaży – reseller musi mieć odpowiednią wiedzę, przejść szkolenia (często też uzyskać certyfikację u producentów), być gotowym na samodzielne przeprowadzenie wdrożenia oraz szkoleń u użytkownika końcowego. Z drugiej strony klienci uważają to rozwiązanie za bezpieczniejsze i dlatego są nim bardziej zainteresowani. Dzięki temu, że funkcjonują dwa modele sprzedaży, reseller może wybrać ten, który jest na miarę jego możliwości. Najważniejsze, by określić, do kogo chce się adresować ofertę i dobrać rozwiązanie dla danej grupy docelowej.

W przypadku systemów do zarządzania obiegiem dokumentów cyfrowych istotą biznesu jest sprzedaż licencji na oprogramowanie i obudowanie jej dodatkowymi usługami – od wdrożenia przez sprzedaż oprogramowania firm trzecich lub własnych aplikacji i dostarczenie infrastruktury sprzętowej po usługi wsparcia. Na rynku jest bardzo duży wybór programów rozszerzających możliwości systemów obiegu informacji, ułatwiających pracę użytkowników oraz służących do zarządzania urządzeniami oraz kontroli kosztów funkcjonowania systemu (dzięki nim można np. przyporządkować opłatę za druk i kopiowanie do konkretnych urządzeń, użytkowników, działów czy projektów). Zakres oferty zależy od możliwości resellera i modelu współpracy z dostawcą. Można wyróżnić kilka typowych przypadków:

– Sprzedaż licencji – w tym najprostszym modelu reseller skupia się na pośredniczeniu w sprzedaży licencji oprogramowania klientom końcowym. Zyskiem jest jedynie ustalona marża.

Wdrożenia oprogramowania – integratorzy, którzy mają zespoły specjalistów przygotowanych do realizacji takich usług, czerpią z nich dodatkowy dochód, obok uzgodnionej marży od sprzedaży licencji.

Sprzedaż własnego oprogramowania – to model dla firm, które mają dział tworzący oprogramowanie i swoje produkty sprzedają jako uzupełnienie rozwiązań od zewnętrznego dostawcy.

– Model chmurowy – w tym przypadku reseller oferuje licencję produktu na zasadach subskrypcji. Jednocześnie może proponować usługi dodane, np. udostępnianie infrastruktury chmurowej oraz zarządzanie nią.

 

Jak złowić klienta?

Najwięcej wdrożeń systemów zarządzania obiegiem dokumentów ma miejsce w przedsiębiorstwach z takich gałęzi gospodarki jak logistyka i finanse, a także w placówkach ochrony zdrowia. Najważniejszym czynnikiem, który wywołuje u klienta potrzebę wdrożenia takiego rozwiązania, nie jest wielkość firmy, lecz liczba przetwarzanych dokumentów i związane z tym koszty. Warto podkreślić, że takie oprogramowanie zyskuje popularność także w firmach z sektora MŚP. Przedsiębiorstwa, niezależnie od wielkości, muszą bowiem szybko przetwarzać coraz większą liczbę danych i nowych typów dokumentów. Osobami, z którymi należy rozmawiać na temat wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów, są właściciele firm, prezesi, dyrektorzy finansowi, informatycy lub kierownicy biur. Wybór rozmówcy zależy od specyfiki działalności firmy.

Jeśli klient jest niezdecydowany, warto nie tylko wspomnieć mu o optymalizacji kosztów, ale pokazać szerokie możliwości współczesnych systemów zarządzania cyfrowym obiegiem dokumentów. Digitalizacja nie polega bowiem wyłącznie na skanowaniu, duże korzyści przynosi również dodatkowe oprogramowanie do rozpoznawania i zindeksowania zeskanowanej treści (OCR). Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów daje pełną swobodę pracy, a jednocześnie zapewnia zachowanie kontroli dostępu do danych, ich integralności i podniesienie poziomu bezpieczeństwa.

Trzeba jednak pamiętać, że przedsiębiorstwa nie zawsze mogą lub chcą zrezygnować z papierowych dokumentów. Przyczyną są najczęściej uwarunkowania prawne lub kultura korporacyjna. Najlepszym przykładem takiej sytuacji jest obieg faktur. W naszym kraju wciąż firmy powszechnie posługują się ich wersjami papierowymi. Wyraźnie jednak widać tendencję do ograniczenia liczby drukowanych dokumentów i należy się spodziewać, że w przyszłości wszędzie tam, gdzie regulacje prawne tego nie zabraniają, dokumentacja papierowa będzie wypierana przez elektroniczną.