Druk w firmie: jak optymalizować jego koszty?

Ważne jest by na początku rzetelnie określić potrzeby biura w zakresie druku – o ile to możliwe, jeszcze przed zakupem urządzeń drukujących. Pomocne na tym etapie jest przeprowadzenie audytu, który pomoże znaleźć odpowiedzi na pytania takie jak: „ile osób będzie korzystało z urządzeń drukujących?”, „jaki rodzaj dokumentów będzie drukowany?”, „czy istnieje potrzeba druku w kolorze?” oraz „czy wykorzystywane będą również inne funkcje, np. skanowanie lub kopiowanie?”.

Poznanie potrzeb klienta w zakresie druku powinno mieć na celu dobranie rozwiązania, które będzie wykorzystywane w optymalny sposób – bez generowania zbędnych kosztów. To nietrudne, bo współczesny sprzęt drukujący przeznaczony dla firm zapewnia szereg funkcji umożliwiających optymalizację kosztów. Wśród nich wymienić można m.in. automatyczny druk dwustronny, tryby oszczędzania tuszu/tonera i wydajne silniki drukujące, zapewniające mniejsze zużycie energii. Warto zatem zwrócić uwagę na parametry drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych, gdyż nawet niepozorne funkcje umożliwiają obniżenie wydatków w firmie.

Rozwiązaniem umożliwiającym redukcję kosztów druku jest autorski system zarządzania drukiem B-guard. Oprogramowanie japońskiej marki Brother oferuje m.in. funkcję określenia limitów drukowanych stron dla poszczególnych działów lub użytkowników, opcję automatycznego kasowania niepotwierdzonych zadań druku w ciągu ustalonego czasu i ograniczenia wybranym osobom dostępu do pewnych funkcji, np. drukowania w kolorze.

Warto zauważyć, że już sama informacja o zainstalowaniu tego typu systemu sprawia, iż pracownicy zaczynają drukować mniej, co bezpośrednio przekłada się na oszczędności dla firmy. Ponadto oprogramowanie do zarządzania drukiem zapewnia analizy pokazujące, jak dużo i jak często użytkownicy drukują. Takie informacje są istotne dla zarządzających firmą, ponieważ ułatwiają świadome planowanie procesów druku i zarządzanie nimi. Dzięki takim danym można wspólnie z klientem ocenić sytuację i jego zapotrzebowanie na określone funkcje druku w poszczególnych działach. W efekcie może się okazać na przykład, że dział marketingu częściej korzysta z druku kolorowego, tworząc prezentacje i foldery. Potrzebuje więc urządzenia, które drukuje dokumenty charakteryzujące się wysokim poziomem szczegółowości. Z kolei księgowość często drukuje dużo dokumentów finansowych w czerni i bieli. Dobrym rozwiązaniem będzie w tym przypadku inwestycja w szybkie urządzenie monochromatyczne.

Uzupełnienie systemów zarządzania drukiem stanowią programy serwisowe, które łączą sprzedaż urządzeń drukujących z materiałami eksploatacyjnymi. Mowa tutaj o usłudze zarządzania drukiem (MPS). W przypadku Brothera w ramach takiej usługi klient rozlicza się z integratorem za eksploatację i serwis urządzeń wyłącznie na podstawie liczby wykonanych wydruków w formule „pay-per-click”. Jest to jedyny koszt, jaki ponosi. Materiały eksploatacyjne są dostarczane klientowi automatycznie i bezpośrednio z magazynu Brother po uzyskaniu informacji, że np. w urządzeniu kończy się tusz lub toner. Dzięki temu klient integratora może skupić się na działalności biznesowej, unikając przy tym przestojów i niespodziewanych kosztów.

Jeszcze do niedawna takie systemy były implementowane tylko w dużych przedsiębiorstwach. Obecnie skalowane rozwiązania tego typu można wdrażać w firmach z sektora MŚP, dla których redukcja kosztów jest jednym z priorytetów.