Niewykluczony wzrost popytu na rynku skanerów będzie się wiązał z modnym hasłem cyfrowej transformacji przedsiębiorstw, która dotyczy także ich części biurowej. Sprzedawcy z nadzieją przyglądają się również zmianom prawnym, które wymuszają zamianę ważnych „papierów” na postać cyfrową. Słowem, wygląda na to, że pojawia się coraz więcej okazji do tego, żeby firmom i instytucjom zaoferować wymianę skanerów dokumentowych, które już swoje odsłużyły, na modele bardziej zaawansowane technologicznie. Ewentualnie dopiero wprowadzić tego typu urządzenia do firmowej infrastruktury. Tym bardziej że praca producentów nad rozwojem tego sprzętu, szczególnie jeśli chodzi o software, umożliwia firmom IT przedstawienie go użytkownikom końcowym w nieco innym niż dotychczas świetle.

Dla producentów skanerów dołączone do nich oprogramowanie staje się wręcz wyróżnikiem ich urządzeń. Nie zawsze bowiem to, co klient otrzymuje w cenie sprzętu, zapewnia dostęp do takich funkcji jak: rozdzielanie skanów, identyfikacja dokumentów i ich klasyfikacja, przetwarzanie danych w dokument cyfrowy czy też dystrybuowanie plików do odpowiednich miejsc w systemie obiegu.

Dla samego integratora istotne może być, czy producent udostępnia aplikację interfejsu oprogramowania, aby można było tworzyć własny software, zwiększający funkcjonalność skanera. To powoli staje się normą na rynku. Przykładowo Brother oferuje oprogramowanie, którego funkcje integrator (nawet jeśli nie dysponuje umiejętnościami programistycznymi) może dostosować do potrzeb klienta, dokładając bądź usuwając niektóre z nich. Zmiany zabezpieczane są indywidualnym kodem, aby nikt poza ich autorem nie mógł zmodyfikować „zaprogramowanego” skanera.

– Rozwiązanie jest dla integratora dodatkowo płatne, ale dzięki temu może łatwo nawiązać trwałą relację biznesową a także sprzedażową z użytkownikiem końcowym – przekonuje Rafał Żołtański, Account Manager w Brotherze.

Nadchodzi „efekt Streżyńskiej”

Stymulatorem zakupu skanerów przez państwowe urzędy może być projekt EZD RP, którego celem jest ustanowienie jednolitego systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji rządowej oraz standardu systemów klasy EZD w administracji publicznej. Według informacji zamieszczonej na stronie Ministerstwa Cyfryzacji system ma być multiplatformowy i budowany w technologii usługi chmurowej, z dużym naciskiem na wartość integracyjną i możliwość dostosowywania do specyficznych potrzeb poszczególnych urzędów oraz innych placówek. Z tego wynika, że w niedalekiej przyszłości integratorzy obsługujący nawet najmniejsze jednostki administracji będą mieli nad czym pracować, a sprzedaż rozwiązań skanujących dopasowanych do potrzeb określonego urzędu pod względem wydajności, zabezpieczeń i funkcji software’owych będzie stanowić nieodzowny element tej pracy.

 

Tym, na co z biegiem czasu szczególnie będą zwracać uwagę klienci końcowi zainteresowani kupnem skanera, są szeroko pojęte funkcje bezpieczeństwa. Coraz większego znaczenia nabierają rozwiązania, dzięki którym można zarządzać prawami ich użytkowników. To ważne chociażby w kontekście przepisów RODO, które zaczną obowiązywać już wkrótce i mogą się przyczynić do większego zainteresowania bardziej zaawansowanymi modelami skanerów wśród kupujących je po raz pierwszy.

Natomiast posiadaczy starszych modeli być może skłonią do ich wymiany rozwiązania, w których czynnik bezpieczeństwa został uwzględniony fabrycznie. Przykładem jest funkcja uwierzytelniania (za pomocą kart zbliżeniowych, PIN-ów, czytników linii papilarnych, czytników NFC), tworzenia zdalnie administrowanych profili użytkowników czy też nadawania priorytetów.

 

Jak bodyguard

Postęp technologiczny nie ogranicza się do samego oprogramowania. W najnowszych modelach skanerów coraz lepiej dopracowana jest technologia przechwytywania obrazów. Dotyczy to materiałów o różnej strukturze, formacie, gramaturze i jakości. W urządzeniach wysokonakładowych rozwijane są funkcje chroniące dokumenty przed fizycznym zniszczeniem.

W rozwiązaniach Fujitsu na przykład do niedawna tzw. podwójne pobrania wykrywały czujniki reagujące na zmianę gramatury papieru czy długość dokumentu, co w przypadku bardzo przemieszanych wsadów nie zawsze się sprawdzało. W tej chwili czujniki dźwięku rozpoznają odgłos gniecionego papieru i zatrzymują skaner, zanim jest już za późno. Z kolei Kodak wyposażył niektóre modele w funkcje wykrywania elementów metalowych. Wbrew pozorom ma to duże znaczenie, ponieważ odsetek uszkodzeń wsadów przez pozostawione w nich zszywki i spinacze sięga nawet 90 proc. Natomiast Epson promuje m.in. model z trybem powolnego skanowania, co rzeczywiście będzie zdawać egzamin w momencie, gdy dla klienta priorytetem jest możliwie największe bezpieczeństwo dokumentu.

Okiem dostawcy

• Karolina Trojanowska, dyrektor marketingu, Alstor

W pierwszej kolejności należy sprawdzić, czy nowy skaner jest kompatybilny z oprogramowaniem, z którego korzysta klient. Aby dobrać odpowiedni dla niego model, trzeba dowiedzieć się, jakiego rodzaju dokumenty skanuje oraz o jakich ilościach mowa. Dopiero na tej podstawie można polecić urządzenie, które poradzi sobie z dziennym obciążeniem i ma funkcje, jakich oczekuje użytkownik. Dodatkową kwestią może być dostęp do skanera – jeśli korzysta z niego więcej osób, wygodnym rozwiązaniem jest urządzenie sieciowe. W przypadku skanerów dokumentowych nie można mówić o sprzedaży „pudełek”. To są często urządzenia o wartości od kilku do kilkunastu tysięcy złotych. Dlatego coraz więcej klientów zdaje się na doświadczonych integratorów i ceni sobie kompleksową obsługę.

• Maciej Witkowski, Sales Executive Poland & Baltic Countries, Kodak Alaris

Profesjonalne skanery dla biur dają integratorom coraz większe możliwości zarobku. Bardzo często klienci dysponują tylko skanerem w urządzeniu wielofunkcyjnym, a przecież liczba przetwarzanych dokumentów w firmach rośnie. Znaczenia nabierają też systemy elektronicznego obiegu dokumentów. W rozwiązaniach będących częścią urządzeń MFP nie ma całej otoczki wpływającej na jakość i szybkość skanowania. Skanery muszą być rozwiązaniami przyszłościowymi, chociażby poprzez obecność bezpłatnego otwartego interfejsu programistycznego dla aplikacji indeksujących, dzięki któremu można dostosować urządzenia do współpracy z systemami obiegu dokumentów. Obraz wersji papierowej po zeskanowaniu powinien być jasny, czytelny i zajmować jak najmniej miejsca na dysku oraz zapewniać wysoką skuteczność OCR. Nie we wszystkich rozwiązaniach jest to takie oczywiste.

 

Razem czy osobno?

Wolnostojące skanery dokumentowe z wyższej półki kupowane są przez klientów, którzy sporządzają dziennie bardzo dużą liczbę skanów. Poszukują więc maszyny przystosowanej do dużych obciążeń (te sięgają do kilkudziesięciu tysięcy stron dziennie), szybkiej i z rozwiniętymi mechanizmami fizycznej ochrony dokumentów, np. wolnego skanowania dokumentów zniszczonych czy delikatnych. Producenci, także ci, którzy rozwijają linię urządzeń wolnostojących, sami podkreślają jednak, że obecnie zwiększa się funkcjonalność i szybkość skanerów wbudowanych w urządzenia wielofunkcyjne, które obsługiwane są przez to samo oprogramowanie, co skanery wolnostojące.

– Biznesowe rozwiązania atramentowe A3 i niektóre modele A4 oferowane przez Epsona mają skaner dwustronny jednoprzebiegowy – mówi Robert Reszkowski, Business Sales Manager tej marki. – Urządzenie skanuje od razu obie strony dokumentu, co bardzo ponosi szybkość pracy.

Przedstawiciel japońskiego producenta podkreśla, że cena biznesowego skanera płaskiego z ADF-em ze średniej półki jest często taka sama jak całego urządzenia MFP A3 z podajnikiem ADF na 50 stron. Dlatego klientowi biznesowemu, który skanuje 100–200 kartek dziennie, należy raczej zaproponować rozwiązanie wielofunkcyjne. Coraz większą funkcjonalność skanerów, które stanowią integralny element systemu MFP, podkreśla także Xerox.

Zdaniem integratora

• Cyprian Klimkiewicz, specjalista ds. handlowych, Olprint

Nie każda firma łatwo da się przestawić na pracę z dokumentami cyfrowymi. „Papierowe nawyki” mocno się utrwaliły. Dlatego dla nas często punktem wyjścia w działaniu u klienta jest audyt środowiska druku i – w dalszej kolejności – jego optymalizacja. Kolejnym krokiem rzeczywiście może być pomoc danej firmie w przejściu na dokumentację cyfrową, z czym wiążą się również kwestie skanowania i dalej – wprowadzenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Jeśli to się uda, przed integratorem otwierają się dalsze możliwości obsługi klienta, ponieważ z czasem, wraz ze zmianą jego potrzeb, zmienia się funkcjonalność takiego systemu.

Same skanery ewoluują, są ulepszane, ale to, czy bazujemy na skanerze, który już klient ma (a często tak właśnie jest), czy polecamy wymianę – jest ściśle zależne od tego, co chcemy osiągnąć w środowisku użytkownika końcowego, i w jakim kierunku rozwijamy jego biuro. Bardzo często zakup skanera prowadzi do wdrożenia specjalistycznego systemu do archiwizacji cyfrowych dokumentów i i zarządzania mini.

 

– To prawda, że skanery wolnostojące są dużo bardziej zaawansowane pod wieloma względami. Chodzi m.in. o niezawodne i wydajne mechanizmy transportu dokumentów i wykrywanie pobrania wielu kartek. Ale na sprzęcie wielofunkcyjnym można zainstalować rozmaite specjalistyczne aplikacje wspomagające obróbkę skanu na urządzeniu lub w chmurze i łatwo z nich skorzystać, klikając ikonkę na panelu urządzenia – mówi Leszek Bareja, OSG Product Manager w Xerox.

Jak dodaje Leszek Bareja, jeden z partnerów Xeroxa, który zajmuje się rozwojem oprogramowania do skanowania dokumentacji medycznej, sprzedaje je tylko z jednym modelem skanera wolnostojącego. Pozostała sprzedaż odbywa się w powiązaniu z wielofunkcyjnymi drukarkami tej marki. Specjalista zwraca też uwagę, że w sklepie Xerox oferującym aplikacje i przeznaczonym dla partnerów większość napisana jest właśnie z myślą o procesie skanowania.

 

Obsługa „od A do Z” 

W minionym roku sprzedaż na rynku public, który jest bardzo znaczącym odbiorcą szczelinowych skanerów, rozwijała się słabo. Przyczyną był brak nowych przetargów i wstrzymywanie wcześniej zaplanowanych postępowań. Nierzadko w instytucjach miejsce profesjonalnych szczelinowych urządzeń zajmowały tańsze, płaskie rozwiązania. Obecnie sytuacja się zmienia, wreszcie ruszają od dawna zaplanowane i odkładane w czasie przetargi. Niektórzy producenci wyrażają przekonanie, że uda im się nadrobić straty spowodowane słabym popytem w ostatnich dwudziestu czterech miesiącach. Nadzieja w sektorze wojskowym, medycznym, jak również w bibliotekach i muzeach.

Oczywiście ewentualne profity ze wzrostu sprzedaży profesjonalnych skanerów dokumentowych osiągną w pierwszej kolejności zaawansowani integratorzy. Tacy, którzy specjalizują się zarówno w usługach optymalizacji środowiska druku u klientów, jak i w systemach cyfrowego obiegu dokumentów. Wybierając ich, odbiorcy końcowi liczą, że zagwarantują sobie w ten sposób powodzenie inwestycji.

Jednak potrzeby rosnącej grupy użytkowników zaspokoją w przyszłości również te firmy IT, które dopiero zdobywają kompetencje niezbędne do optymalizacji infrastruktury druku w firmach. Taki dwubiegunowy zestaw umiejętności może być wręcz warunkiem utrzymania klienta. Będzie on bowiem oczekiwał od integratora kompleksowej pomocy w organizacji i łączeniu dwóch światów: elektronicznego systemu obiegu dokumentów i klasycznej infrastruktury IT, na zasadzie obsługi „od A do Z”.