Środowisko druku, jak twierdzą specjaliści, stanowi ciągle jeden z najbardziej zaniedbanych obszarów w przedsiębiorstwach i instytucjach. Zaniedbanych pod względem kontroli kosztów i bezpieczeństwa danych. Raporty Gartnera mówią wręcz o tym, że nawet 90 proc. przedsiębiorstw nie potrafi chociażby w przybliżeniu określić, ile wydaje na druk. Z drugiej strony ta sama firma badawcza podaje, że profesjonalna kontrola tego obszaru zapewnia w zasadzie od ręki ograniczenie liczby wydruków o 26 proc. Potwierdzają to praktycy z polskiego rynku, dodając, że jest to absolutne minimum, bo zdarza się, że gwarantują klientom możliwość redukcji kosztów o 50, a nawet 60 proc.

O tym, do jakiego stopnia można nie panować nad kosztami generowanymi przez infrastrukturę druku, dajmy na to w instytucji państwowej, świadczy przykład, który przedstawiono podczas wrześniowego spotkania partnerskiego Epsona. Odnosił się do jednego z polskich urzędów skarbowych. Zakupiono w nim drukarki producenta X, po 1,3 tys. zł za sztukę, do których komplet materiałów eksploatacyjnych kosztuje… 1,5 tys. zł. I jeszcze taki przykład, pewnie bliższy życiu: otóż rodzice dzieci w wieku szkolnym niejednokrotnie spotykają się z sytuacją, że nauczyciele proszą o skopiowanie tzw. kart pracy dla uczniów – zwykle w bardzo dużej liczbie. Można ze sporym prawdopodobieństwem założyć, że rodzice biorący na siebie to zadanie są pracownikami dużej firmy, w której wygenerowane przez nich wydruki zginą w niekontrolowanej powodzi innych, albo też reprezentują instytucję państwową, borykającą się z podobnym problemem.

 

Dobry prosty początek

Zdaniem ekspertów wśród klientów biznesowych rośnie już jednak świadomość, że wszelkie procesy związane z używaniem urządzeń drukujących w ich firmach trzeba lepiej kontrolować. To oczywiście spodziewany od dłuższego czasu motor wzrostu na rynku usług MPS. Jak twierdzą specjaliści, przedsiębiorstwa i instytucje już dążą do tego, aby pełna kontrola nad środowiskiem druku odbywała się z pomocą zewnętrznych, wyspecjalizowanych firm IT. W przyszłości zjawisko to powinno się nasilać. Według danych IDC dla rynku EMEA systemy MPS odpowiadają za 35 proc. sprzedaży, ale w 2019 r. ich udział ma sięgnąć 50 proc.

Klienci końcowi coraz częściej chcą wiedzieć, kto drukuje i ile, na jakim urządzeniu, czy to są wydruki w mono, czy w kolorze. Dzięki specjalistycznym narzędziom monitorującym można stwierdzić i przedstawić czarno na białym, co dzieje się pod tym względem w ich środowisku, a w kolejnym kroku zaproponować jego optymalizację. Może być ona z jednej strony procesem szerokim, skomplikowanym. Ale nierzadko zdarza się, że w pierwszym podejściu wystarczą zupełnie proste działania, które mają niebagatelne znaczenie dla kosztów utrzymania infrastruktury druku w danej firmie.

Przykład? Zdaniem praktyków bywa tak, że osoby generujące duże ilości dokumentów w firmie dysponują urządzeniem drogim w eksploatacji, niekiedy też mało wydajnym. Tymczasem pracownik, który z druku nie korzysta intensywnie, ma do dyspozycji dużo lepszy sprzęt. Prosta zamiana nie tylko wpłynie na przyspieszenie procesów, ale i z miejsca obniży koszty drukowania.

 

Powyższy sposób działania jest dobry nie tylko dla firmy IT, która chce rolę sprzedawcy urządzeń drukujących zamienić na funkcję doradcy, a następnie, wraz z rozwojem kompetencji – wyspecjalizowanego usługodawcy. To również stosunkowo nieskomplikowany sposób na zdobycie nowych klientów przez tych integratorów, którzy chcą wstąpić na MPS-ową ścieżkę i wydłużyć listę kontrahentów. Potrzeby tych ostatnich w niemal każdym zakresie, również druku, niezmiennie ewoluują. Stąd optymalizacja i opieka nad ich środowiskiem jest procesem ciągłym, wymagającym od firmy IT rozwoju kompetencji. Z pewnością w tego typu usługach coraz większego znaczenia będzie nabierał wysoki poziom SLA. Przy czym opieka będzie musiała być jak najbardziej proaktywna ze strony integratora, co zapewni użytkownikowi końcowemu nieangażowanie się w sprawy, które nie należą do jego core businessu.

 

Audyt: nie psuć rynku

Jak zauważają eksperci, od około pięciu lat rośnie zainteresowanie klientów usługami audytu środowiska druku. Proces ten ma na celu określenie stanu obecnego i zaplanowanie dalszych kroków w celu optymalizacji tej sfery działania firmy lub instytucji. Warto rozwijać umiejętności w tym zakresie, ponieważ w miarę jak klienci zaczną zdobywać doświadczenie w kupowaniu usług, będą rosły ich wymagania i umiejętność oceny poziomu współpracy, który oferują poszczególne firmy. Dlatego, zamiast skupiać się na „operowaniu” ceną, trzeba zrobić wszystko, aby klient odczuł, że kooperacja z integratorem przyniosła jego przedsiębiorstwie prawdziwą wartość. W przypadku audytu będzie to szczegółowa, konkretna wiedza o środowisku, na podstawie której będzie można wprowadzić określone zmiany.

Dość często niestety można się spotkać z opinią, że rynek audytów środowiska druku psuje się wprost proporcjonalnie do wzrostu popularności tego hasła. Świadczy o tym fakt, że często proces ten jest przeprowadzany przez… telefon. Tymczasem według praktyków to zadanie wielopłaszczyznowe. Konieczne jest poznanie tego obszaru u klienta za pomocą narzędzi monitorujących, jak też prześledzenie historii zakupowej urządzeń oraz materiałów eksploatacyjnych. Trzeba przeprowadzić wywiad środowiskowy z użytkownikami – mają oni wówczas szansę zgłoszenia swoich uwag oraz zrobienia wizji lokalnej, która umożliwi ocenę stanu technicznego urządzeń i zajmowanej powierzchni, w tym miejsc, w jakich są one rozmieszczone.

MPS-owa ścieżka: główne kierunki rozwoju kompetencji

• automatyzacja procesów obsługi urządzeń drukujących (np. zdalne monitorowanie urządzeń i proaktywna dostawa materiałów eksploatacyjnych),

• bezpieczeństwo danych (systemy autoryzacji i wydruku podążającego),

• automatyzacja procesów wewnętrznych klienta (analiza istniejących procesów i wskazywanie możliwości automatyzacji, np. dzięki skanowaniu z rozpoznaniem tekstu i automatycznemu zasilaniu systemów danymi),

• wprowadzanie mobilności do systemów druku (np. możliwość wydruku z telefonów i tabletów),

• analiza danych (raporty dotyczące wykorzystania urządzeń drukujących wraz z sugestiami zwiększenia ich efektywności, w tym efektywności kosztowej),

• wprowadzanie aplikacji usprawniających pracę (nowoczesne urządzenia drukujące to bardziej komputery niż drukarki i można je w niemal dowolny sposób oprogramować w celu zwiększenia przydatności dla procesów klienta).

 

Cegiełka, którą warto dołożyć

Cegiełką tą jest oprogramowanie wzbogacające systemy druku klientów o specjalistyczne, szyte na miarę funkcje. Jego producenci przekonują, że nic tak nie przywiąże klienta do integratora jak właśnie specjalistyczny software. Xerox na przykład wraz z wprowadzaniem rozwiązań wykorzystujących platformę ConnectKey 2017 promuje Xerox App Gallery, do której – według zamysłu producenta – mają trafiać aplikacje opracowane m.in. przez integratorów. Zresztą oni sami potwierdzają, że oprogramowanie dostosowane do potrzeb klienta biznesowego zwiększa jego konkurencyjność na rynku, a jeśli chodzi o instytucje – wprowadza ład i podnosi wydajność pracy.

W czasach, gdy rośnie znaczenie specjalizowanego software’u u klientów, w najlepszej sytuacji znajdują się integratorzy, którzy dysponują własnymi działami deweloperskimi i tworzą własne specjalistyczne aplikacje. Tym, którzy ich nie mają, pracę zaczęli ułatwiać producenci z rynku druku. Oprócz tego, że sami dostarczają oprogramowanie umożliwiające integratorom wprowadzanie nowych funkcji do środowisk klientów, otwierają swoje systemy na zewnętrznych, specjalizowanych dostawców software’u. Stąd na przykład współpraca Xeroxa z Ysoft czy Optimi.doc, a Epsona z Printosocope (japoński producent ma dalsze plany w zakresie kooperacji z zewnętrznymi dostawcami oprogramowania na polskim rynku). Wyspecjalizowani deweloperzy są także otwarci na bezpośrednią współpracę z integratorami, którzy wykorzystują ich rozwiązania programistyczne i zarazem potrzebują pomocy przy obsłudze klientów wymagających niestandardowych aplikacji.

 

Digital office na horyzoncie

Ponieważ z infrastrukturą druku współdziałają – na zasadzie naczyń połączonych – systemy elektronicznego obiegu dokumentów i archiwizacji, przed integratorami otwierają się możliwości zagospodarowania kolejnych obszarów.

– Popyt na takie rozwiązania będzie stale rósł, podobnie jak rośnie ilość danych, które muszą być codziennie przetwarzane w przeciętnej firmie – twierdzi Daniel Gajkowski, Product Manager w Ricoh.

Wzrost zainteresowania systemami Digital Office jest stymulowany m.in. przez cyfrową transformację, którą przedsiębiorstwa i instytucje, co prawda w różnym stopniu, ale już przechodzą.

Systemy elektronicznych biur stały się dostępne cenowo również dla mniejszych klientów, ponieważ konieczność szybkiego dostępu do kluczowych danych zachodzi już w firmach i instytucjach każdej wielkości. Jak przypomina Ricoh, wpływ na to mają m.in. zmiany zachodzące w sposobie pracy, przede wszystkim coraz bardziej powszechnej mobilności.

– Wszystkie sektory gospodarki dążą do uproszczenia procesów związanych z dostępem i zarządzaniem dokumentami – mówi Daniel Gajkowski. – Na znaczeniu zyskują przy tym nowoczesne narzędzia usprawniające komunikację i wymianę informacji.

Od optymalizacji środowiska druku do cyfrowego biura – czynniki wspomagające

• rosnąca świadomość specjalizacji – klienci coraz częściej dochodzą do wniosku, że warto dany obszar powierzyć ekspertom (outsourcing),

• chęć ograniczania wydatków – konieczność automatyzacji procesów, wprowadzania systemów i usług zdalnego monitorowania oraz kontroli danych obszarów, przy minimalnym zaangażowaniu zasobów własnych klienta,

• bezpieczeństwo – ochrona tajemnic biznesowych, jak i danych chronionych prawem,

• mobilność – zmiana sposobu pracy, zanikanie tradycyjnego biura na rzecz pracy zdalnej,

• cyfrowa transformacja przedsiębiorstw – w rozumieniu zastąpienia wielu systemów odpowiadających za kluczowe procesy w firmie jedną platformą (umiejętne łączenie technologii cyfrowych i procesów biznesowych w celu ich przyspieszenia, a nawet odciążenia klienta w ich realizacji).

 

Z punktu widzenia integratora

Łódzki XSystem jest przykładem integratora, który dokonał dużej zmiany w swojej strategii biznesowej. Ponieważ spółce zaczęły sukcesywnie spadać przychody z działalności na rynku poligraficznym, skoncentrowała się na perspektywicznym – według jej szefów – obszarze elektronicznego obiegu dokumentów. Jak podkreśla Adrian Weremiuk, prezes zarządu XSystem, obszar elektronicznego obiegu dokumentów jest jednym z najdynamiczniej rozwijających się rynków na świecie, również w Polsce. Z myślą o nim integrator opracował własny system klasy Enterprise Content Management o nazwie Accelo.

XSystem planuje przy tym opracowanie rozwiązania umożliwiającego automatyczną klasyfikację dokumentów oraz przypisanie zawartych w nich informacji do właściwych kategorii. Będzie bazować na sztucznej inteligencji wykorzystującej metody probabilistyczne, z zakresu logiki rozmytej i algorytmy uczenia maszynowego.

Specjaliści przypominają, że bardzo rozwojowym obszarem jest zarządzanie skanowaniem i procesowaniem dokumentów, a także archiwizacja oraz cały pakiet usług miękkich, takich jak tworzenie i modelowanie procesów dokumentowych.

– Zarządzanie skanowaniem i obiegiem dokumentów oraz ich archiwizacja dla wielu przedsiębiorstw jest już obowiązkiem. Trudno więc wyobrazić sobie bardziej dogodną rynkowo sytuację do sprzedaży takich rozwiązań. Klienci coraz częściej oczekują również kompleksowych rozwiązań z zakresu drukowania zgodnych z najnowszymi trendami IT, jak drukowanie mobilne czy integracja z rozwiązaniami typu cloud – mówi Tomasz Wieczorek, Solutions Product Manager CEE w Sharp Electronics.

Zakres oferowanych usług oraz możliwości rozwoju zależą oczywiście od stopnia zaawansowania integratora. Jednak, jak wskazuje Tomasz Wieczorek, rozpoczęcie od samego skanowania umożliwia bezproblemowe wejście na rynek usług po relatywnie krótkim okresie szkolenia. Biznesu związanego ze skanowaniem nie powinno się ograniczać do samej sprzedaży licencji. Warto szkolić się w kierunku procesów dalszego wsparcia klienta, który wchodzi w świat głębszej niż dotąd digitalizacji danych. Wysoka jakość wsparcia pozwoli na dalszy rozwój współpracy i „umocowania” się integratora w tych firmach, w których działa już system do zarządzania drukiem.

 

Zmiany w prawie – czynnik wzrostu MPS

Już wkrótce firmy będą musiały przygotować się do przestrzegania przepisów zawartych w RODO. W tym kontekście inwestycja w narzędzia podnoszące poziom bezpieczeństwa dokumentów zyskuje nowy wymiar. Przepisy RODO wymuszają na firmach i instytucjach prewencję, ocenę ryzyka w zakresie utraty danych oraz ciągły monitoring w celu wykrywania naruszeń ich bezpieczeństwa.

Jak zauważa Radosław Skowronek, PreSales & Implementation Team Manager w Xeroxie, w spełnieniu tych warunków pomogą klientom właśnie zaawansowane usługi MPS – zapewniające bezpieczny przepływ danych i minimalizujące ryzyko ich wycieku. Wraz ze zbliżającym się terminem wejścia w życie unijnego rozporządzenia rośnie rola profesjonalnego audytu środowiska druku, identyfikującego słabe punkty ochrony informacji w przedsiębiorstwie, jak też wszelkich mechanizmów software’owych uniemożliwiających wykonywanie nieautoryzowanych operacji. Przepisy RODO, ale też wewnętrzna potrzeba firm odnośnie do ochrony cennych informacji będą źródłem zapotrzebowania na rozwiązania i usługi zapewniające szyfrowanie danych przechowywanych na dyskach twardych w urządzeniach drukujących oraz przesyłanych do aplikacji, jak również funkcje druku podążającego i wydruk po autoryzacji PIN-em lub kartą.

 

Przed dodatkowym wyzwaniem, także wynikającym ze zmian w prawie, staną placówki ochrony zdrowia, które będą musiały zmierzyć się z wprowadzeniem Elektronicznej Dokumentacji Medycznej. Pomimo ogólnie dużych trudności związanych z wdrożeniem EDM wiele ośrodków jest w trakcie takiej zmiany, co również generuje potrzeby optymalizacji procesów biurowych. Idąc dalej – jak zwraca uwagę specjalista Ricoha – ponad trzysta pięćdziesiąt powiatowych ośrodków dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej jest zobligowanych do przeniesienia całego swojego zasobu analogowego (map, operatów geodezyjnych i innej dokumentacji) do zasobów cyfrowych do 2020 r. Wymusza to na nich rozporządzenie ministra administracji i cyfryzacji z 5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego. Dodatkowo ponad trzysta wydziałów architektury i budownictwa jest zobligowanych do digitalizacji dokumentacji planistycznej zgodnie z wytycznymi zawartymi w ustawie o infrastrukturze informacji przestrzennej. One też będą szukać nie tylko dostawców rozwiązań, ale i usług zapewniających szybki oraz bezpieczny dostęp do zdigitalizowanych danych.

Zdaniem specjalisty

Mariusz Kosturbiec, specjalista ds. audytów i wdrożeń, Printoscope  Przestawienie się integratorów na model usługowy jest konieczne, ponieważ firmy coraz rzadziej są zainteresowane kupnem samych urządzeń. Zwiększa się też znaczenie konsultingu, dlatego warto szkolić się w jego zakresie. Zauważamy od pewnego czasu, że klienta przestaje interesować, jaka marka urządzenia drukującego stanie u niego w ramach usługi świadczonej przez integratora. Sprzęt ma spełniać po prostu wymagania – a te klienci coraz częściej potrafią przedstawić naprawdę precyzyjnie. Dlatego konieczne staje się zapewnienie wysokiego poziomu SLA usług. Dzięki zaplanowaniu optymalnego rozwiązania można obniżyć koszty środowiska druku minimum o 20–25 proc. Pritnoscope ma klientów, u których obniżyliśmy lub wykazaliśmy możliwość obniżenia kosztów nawet o 50–60 proc.

 

Robert Reszkowski, Business Account Manager, Epson Zwrot w kierunku MPS to tendencja ogólnoświatowa. Dotyczy przedsiębiorstw z każdej branży. Dążą one do maksymalnego ograniczenia i rozłożenia kosztów, również w dziedzinie procesów drukowania. Klienci potrzebują kompleksowej usługi, umożliwiającej efektywne i ekonomiczne drukowanie. Użytkownik końcowy oczekuje też, że dostawca usługi rozwiąże kompleksowo problemy, a nawet przewidzi potencjalne trudności, które mogą wystąpić w jego środowisku druku. Rynek rozwija się więc w kierunku sprzedaży całych rozwiązań, jak najlepiej dostosowanych do potrzeb poszczególnych firm i instytucji. Rozwiązań, dzięki którym wszelkie koszty związane z drukiem będą w stu procentach czytelne.

 

Maciej Amanowicz, XPPS Business Development Manager, Xerox Tradycyjny rynek, na którym operują integratorzy, jest coraz bardziej wymagający. Rośnie świadomość, że środowisko druku jest nieodłącznym elementem obiegu informacji w każdej firmie. Kierunkiem rozwoju w obszarze MPS powinno być budowanie kompetencji koniecznych do świadczenia kompleksowej usługi. MPS leży na styku informacji cyfrowej i analogowej, a zapewnienie wysokiego poziomu usługi i bezpieczeństwa wymaga kompleksowego podejścia, uwzględniającego analizę środowiska, zaprojektowanie rozwiązania, następnie wdrożenia go i utrzymania. Współczesny MPS powinien też polegać na ciągłej analizie środowiska oraz sugerowaniu klientowi kierunków zmian, które będą służyć realizacji jego celów.