Ministerstwo finansów liberalizuje przepisy

O potrzebie stworzenia nowego rozporządzenia, liberaliz-ującego zasady przesyłania i przechowywania faktur, mówiło się od maja 2010 r. Właśnie wtedy Naczelny Sąd Administracyjny zgodził się z tezą, że faktury przesyłane e-mailem są tak samo ważne jak docierające do adresata pocztą. Wyrok NSA nie był jednak wiążący dla urzędników skarbowych, których obowiązują interpretacje ministra finansów (pisaliśmy o tym w artykule „Nowocześnie, taniej, szybciej, pewniej” opublikowanym w CRN Polska nr 13/2010). Na szczęście w lipcu Rada Europejska zatwierdziła zmiany w dyrektywie 2006/112/EC, a w myśl nowych przepisów organy podatkowe muszą respektować faktury elektroniczne na takich samych zasadach, jakie dotyczą dokumentów w formie papierowej. W Ministerstwie Finansów rozpoczęły się wówczas prace nad dostosowaniem prawa UE do polskich unormowań (kwestię tę poruszaliśmy w artykule „Faktury e-mailem” w CRN Polska nr 18/2010).

ZRÓWNANIE FAKTURY PAPIEROWEJ Z ELEKTRONICZNĄ

Projekt rozporządzenia Ministerstwa Finansów dotyczącego faktur tradycyjnych wysyłanych drogą e-mailową i przechowywanych w formie elektronicznej był gotowy już w październiku bieżącego roku. Według Marii Hiż z Wydziału Prasowego MF rozporządzenie miało być podpisane w grudniu. Z jej informacji wynika, że nad jego ostatecznym kształtem pracował intensywnie sztab prawników, niemniej jednak w akcie prawnym mają zostać wszystkie obiecane  jesienią  przedsiębiorcom udogodnienia. Zdaniem Sebastiana Ptaka, executive directora w Blue Media, firmie oferującej aplikację umożliwiającą szybkie wystawianie faktur online, nowe zasady przesyłania i przechowywania faktury tradycyjnej w formie elektronicznej oznaczają, że dokument wysłany e-mailem nie będzie musiał być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym. – Ustawodawca nie przewiduje też konieczności drukowania faktury przed archiwizacją, dopuszczalne będzie jej przechowywanie w formie cyfrowej (np. na dysku lub serwerze). Co prawda przedsiębiorca nadal będzie musiał zdobyć zgodę klienta na elektroniczne dostarczanie mu faktur, ale w tym zakresie przepisy zostaną również złagodzone. Zamiast dotychczasowej pisemnej zgody, wystarczy oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej, czyli np. za pomocą e-maila, wypełnionego formularza na stronie internetowej lub przez e-BOK (Biuro Obsługi Klienta) – mówi Sebastian Ptak. W opinii executive directora Blue Media w elektroniczny charakter dokumentu idealnie wpisuje się też dodana do proponowanych zmian przez ministerstwo rezygnacja z oznaczania faktury jako oryginał i kopia.

DOMINIK ŁABIŃSKI
dyrektor ds. sprzedaży w ArchiDocu

Rozporządzenie Ministerstwa Finansów, liberalizujące przepisy dotyczące e-faktur, zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2011 r. Zmiany dotyczyć będą zarówno formy przesyłania faktur elektronicznych, jak i zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi skarbowemu czy podatkowemu. Od nowego roku możliwe będzie przesyłanie faktur papierowych drogą e-mailową lub faksową. Projekt zakłada również, że faktura elektroniczna może być przesyłana w dowolnym formacie, a także zniesiony zostanie wymóg stosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego i systemu elektronicznej wymiany danych (EDI). Jedynym warunkiem będzie akceptacja ze strony odbiorcy oraz zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści dokumentu. Udogodnienia obejmują także sposób archiwizowania faktur. Podatnik może przechowywać e-faktury w każdym kraju należącym do Unii Europejskiej, musi jedynie zapewnić organowi kontrolnemu szybki i łatwy do nich dostęp.

SAME ZALETY

Jakie skutki dla przedsiębiorców niesie wprowadzone przez Ministerstwo Finansów rozporządzenie dotyczące faktur przesyłanych drogą e-mailową? Nie ma wątpliwości, że wyłącznie pozytywne. Te firmy, które zdecydują się na dostarczanie faktur pocztą elektroniczną, przede wszystkim zaoszczędzą na przesyłkach i na czasie. Natomiast te, które robiły to już wcześniej, przestaną składać wydrukowane faktury, aby wyglądały jak wyjęte z koperty. Według Dominika Łabińskiego, dyrektora ds. sprzedaży w ArchiDocu, rozporządzenie MF znacząco ułatwi wielu przedsiębiorcom prowadzenie biznesu i wpłynie na obrót gospodarczy. – Złagodzenie i unowocześnienie zasad przesyłania e-faktur ma przede wszystkim zwiększyć konkurencyjność, obniżyć koszty oraz wpłynąć na równorzędne traktowanie e-faktur z papierowymi odpowiednikami – wylicza dyrektor ds. sprzedaży w ArchiDocu. Jego zdaniem zastosowanie w przedsiębiorstwie elektronicznego odpowiednika papierowej faktury ma wpływ na poprawę efektywności funkcjonowania firmy, umożliwia zaoszczędzenie czasu oraz znacznie redukuje koszty. – W dodatku dzięki wykorzystaniu Internetu e-faktury są dostępne w każdej chwili i z dowolnego miejsca na świecie. Dlatego nie dziwi mnie fakt, że coraz więcej polskich i zagranicznych przedsiębiorstw decyduje się na ich stosowanie – ocenia Dominik Łabiński.

JAK TO SIĘ ROBI W UE

Jarosław Tkaczyk, Business Development and Customer Care Director w Itella Information (firmie zajmującej się obsługą procesów elektronicznego fakturowania w Europie), twierdzi, że z paneuropejskiego badania, przeprowadzonego przez przedsiębiorstwo, które reprezentuje, w połowie 2009 r., wynika, iż polskie firmy mają jeszcze dużo do zrobienia w zakresie obsługi procesów fakturowania w porównaniu z podmiotami z innych krajów Unii Europejskiej. Jednak według analiz Itelli nadchodzący rok zapowiada się pod tym względem dla Polski bardzo obiecująco. – Efektywne stosowanie e-fakturowania, idące w dobrym kierunku zmiany przepisów, rozwój outsourcingu i coraz powszechniejsze korzystanie z usług specjalistów, a także większy niż w innych krajach Unii Europejskiej wzrost gospodarczy Polski powinny pomóc rodzimym firmom nabrać wiatru w żagle – twierdzi Jarosław Tkaczyk. W jego opinii ważne jest również, by przedsiębiorcy zauważyli, że można, a nawet należy, umacniać swoją pozycję przez usprawnianie procesów wewnętrznych, a przede wszystkim dostrzegli, iż istnieją inne, czasem lepsze, metody oszczędzania niż redukowanie zatrudnienia. – Strategia polegająca na analizie bieżących działań administracji finansowej w firmie i stosowaniu rozwiązań takich jak e-fakturowanie bardzo skutecznie pomoże optymalizować wydatki – uważa Business Development and Customer Care Director w Itella Information.

JAROSŁAW TKACZYK
Business Development and Customer Care Director w Itella Information

Lepszego noworocznego prezentu od Ministerstwa Finansów nie mogliśmy sobie wymarzyć. Po pięciu latach walki o e-faktury ich stosowanie stanie się rzeczywistością. To nic, że nadal – choć nie mówi się o tym wprost – będziemy mieli restrykcyjny e-podpis, bo dzisiaj nie ma żadnej alternatywy. Ale przecież to nie sam wymóg stosowania e-podpisu utrudniał upowszechnienie się dokumentów elektronicznych, ale problemy z uzyskaniem zgody na ich akceptację i brak wiedzy przedsiębiorców. Obecnie ustawodawca w nowym rozporządzeniu wskazuje cele, ale nie wiąże ich z narzędziami, czyli otwiera furtkę interpretacyjną na przyszłość. W czasach, kiedy rozwiązania informatyczne rozwijają się w postępie geometrycznym, podejście to wydaje się ze wszech miar słuszne. Dzięki zaplanowanym zmianom żegnamy się z bardzo uciążliwym uzyskiwaniem akceptacji na otrzymywanie e-faktur, firmy będą ją mogły łatwiej zdobywać, głównie drogą elektroniczną. Teraz wystarczy proste kliknięcie i upragniona zgoda odbiorcy faktury jest bliższa niż kiedykolwiek.

SEBASTIAN PTAK
Executive Director w Blue Media

Projekt rozporządzenia ministra finansów w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub kontroli skarbowej, które ma wejść w życie w styczniu 2011 r., rozwiewa wszelkie wątpliwości w tej materii. Jeżeli zaproponowany przez Ministerstwo Finansów projekt wejdzie w życie, faktura tradycyjna zostanie w zasadzie zrównana z elektroniczną. Dla przedsiębiorców oznacza to przede wszystkim oszczędność czasu i pieniędzy, a dla ich klientów – wygodę. Na wprowadzonych zmianach skorzysta również środowisko naturalne.  Planowane zmiany pozwolą przedsiębiorcom korzystać z nowoczesnych serwisów internetowych, które umożliwiają wystawianie faktur w tzw. chmurze. Niektóre ser-wisy oferują ponadto natychmiastowe przyjęcie płatności za wystawioną fakturę i pomagają w odzyskaniu zaległych należności.