O roli systemów zarządzania dokumentami i informacją w
Polsce rozmawiali uczestnicy Okrągłego Stołu CRN:

• Krzysztof  Majek, dyrektor działu handlowego, Alstor,

• Piotr Pągowski, dyrektor generalny działu PPS, HP,

• Karolina Pilarczyk, Cloud
& Smarter Infrastructure Partner Manager, IBM,

• Jarosław Sokolnicki,
Business Development Manager, Microsoft,

• Krzysztof Celmer, dyrektor polskiego
oddziału, NetApp.

 

Zarządzanie informacją w polskich firmach

CRN Na ile przedsiębiorstwa są świadome swoich potrzeb
w zakresie zarządzania dokumentami i informacją? Czy są gotowe, by
wdrażać odpowiednie do tego rozwiązania IT?

Jarosław Sokolnicki, Microsoft Statystycznie w Polsce
najczęściej mamy do czynienia z małymi i średnimi firmami, a dla
nich jednym z najważniejszych parametrów jest cena. Dlatego są
zainteresowane głównie usługami popularnymi, bez głębszego zastanawiania się
nad tym, czy rzeczywiście optymalizują one pracę ich firmy. Na pewno nadal
musimy podejmować wysiłki na rzecz budowania świadomości zarządów tego typu
przedsiębiorstw, że mogą zoptymalizować zarządzanie informacją. Samo zjawisko
optymalizacji nie jest im obce – na co dzień dbają o optymalizację
działalności operacyjnej.

Piotr Pągowski, HP Zmiany, które ostatnio zachodzą
w otoczeniu biznesowym – spowolnienie gospodarcze, poszukiwanie
oszczędności i wreszcie eksplozja mobilności, a także problemy
związane z bezpieczeństwem obiegu informacji w firmie – będą
przyspieszały wdrażanie projektów związanych z zarządzaniem informacją.
Rozwiązują one kilka problemów: zapewniają bezpieczeństwo, umożliwiają sięganie
po informacje z dowolnych urządzeń mobilnych, przyspieszają odnajdowanie
tych informacji, a także redukują koszty związane z  przechowywaniem
wielu kopii tych samych dokumentów. Warto też zauważyć, że nie zawsze klientami
mniejszych resellerów muszą być tylko mniejsze firmy. Jeśli taki sprzedawca
znajdzie swoją niszę i w czymś się wyspecjalizuje, to może swoją
usługą podbić rynek także dużych przedsiębiorstw.

Krzysztof Celmer, NetApp Trzeba zwrócić uwagę, że pojęcie zarządzania
dokumentami zaczyna być coraz bardziej archaiczne, a dziś powinniśmy mówić
głównie o zarządzaniu informacją. Widać to szczególnie z perspektywy
rynku pamięci masowych, gdzie klienci coraz częściej oprócz klasycznych
macierzy dyskowych chcą kupować rozwiązania określane z angielskiego jako
content repository, które służą do przechowywania przez długi czas informacji
uporządkowanych nie jako pliki czy bazy danych, ale w sposób obiektowy.
Powstaje coraz więcej
standardów związanych z archiwizacją i mam wrażenie, że
w przyszłości będą one stanowić podstawę przechowywania informacji
w pamięciach masowych.

 

Karolina Pilarczyk, IBM Dokładnie tak, firmy zaczęły
rozumieć, że ich największym zasobem jest informacja, dostępna nie tylko jako
dokument, ale też multimedia, skany i zdjęcia różnego typu obiektów, całe
projekty czy też informacje będące efektem analizy różnych innych źródeł
danych. Natomiast z pewnością rynek związany z analizą informacji ma
doskonałe perspektywy rozwoju, ponieważ nie jest jeszcze dojrzały.

Krzysztof Majek, Alstor Firmy w Polsce wreszcie zaczęły
porządkować swój kapitał informacyjny – zebrane przez lata działalności
dane, dzięki którym mogą stworzyć przewagę konkurencyjną. Coraz częściej są też
gotowe do ponoszenia kosztów inwestowania w rozwiązania do zarządzania
dokumentami i informacją, umożliwiające zarządowi firmy eliminowanie
błędów lub opóźnień mających negatywny wpływ na biznes, czy też szkodzących
wizerunkowi. W tej chwili w Polsce takie systemy profesjonalnie
oferuje kilkudziesięciu resellerów i integratorów, ale jestem pewien, że
ta liczba może wzrosnąć, gdy tylko sprzedawcy będą w stanie uzmysłowić
klientom potencjalne korzyści oraz konieczność zapewnienia zgodności
z przepisami prawnymi posiadania i prowadzenia na przykład baz
danych.

 

Organizacja przepływu dokumentów i informacji


CRN W Polsce często mówi się, że brakuje tzw. kultury
organizacyjnej… Czy rzeczywiście to zjawisko blokuje możliwość uporządkowania
zarządzania informacją?

Piotr Pągowski, HP Resellerzy powinni skorzystać
z szansy zdobycia zaufania klientów, zwłaszcza tych mniejszych, budując
świadomość konieczności korzystania z rozwiązań do zarządzania informacją
i przedstawiając płynące z nich benefity. Zresztą takie usługi
konsultacyjne przyniosą największy zysk, bo samo wdrożenie – dostarczenie
sprzętu skanującego, przechowującego dane czy drukującego będzie tylko finalnym
etapem. Najważniejsze zaś będzie zrozumienie mechanizmu przebiegu informacji
i odwzorowanie go w systemach IT.

Krzysztof Majek, Alstor Sposób zorganizowania procesów
zarządzania informacją w firmie w dużym stopniu zależy od jej
wielkości. W bardzo małych przedsiębiorstwach zaawansowane systemy nie
będą potrzebne, bo pracownicy między sobą bez problemu wymienią się
informacjami w rozmowie, za pomocą smartfonów czy poczty elektronicznej.
Natomiast nie wyobrażam sobie, jak można funkcjonować bez takiego systemu
w przedsiębiorstwie, które ma więcej niż 100 pracowników,
z oddziałami, w złożonym systemie zależności, gdzie proces akceptacji
i podejmowania decyzji jest dłuższy i bardziej skomplikowany niż
w mniejszych podmiotach. W takich firmach to już nie jest element
kultury, to jest warunek konieczny do spełnienia, aby dane przedsiębiorstwo
działało w sposób efektywny.

Karolina Pilarczyk, IBM Zwróćmy uwagę, że
w dzisiejszych czasach nawet w małych firmach coraz częściej stosuje
się systemy informatyczne, na przykład CRM, aby zapewnić wysoki poziom obsługi
klienta. To stanowi o konkurencyjności. Dlatego warto podejmować próby
optymalizacji zarządzania informacją także w działalności o mniejszej
skali. Poza tym cały czas rośnie liczba generowanych przez firmy dokumentów, na
przykład dla urzędów, do udziału w przetargach itd. Od wielkości
przedsiębiorstwa zależy tylko skala danego rozwiązania do zarządzania, ale nikt
nie ma wątpliwości, że powinno ono być stosowane.

 

Jarosław Sokolnicki, Microsoft Niedawno zauważyliśmy ciekawe
zjawisko – gdy byli pracownicy korporacji zakładają własną działalność, od
razu sięgają po korporacyjne narzędzia do zarządzania informacją, obsługi
poczty elektronicznej itd. Znają płynące z nich korzyści. Do innych małych
firm, których pracownicy nie mają korporacyjnego doświadczenia, docierają
głównie rozwiązania przeznaczone na rynek konsumencki, podczas gdy mogłyby one
zainwestować w zdecydowanie bardziej zaawansowane systemy.

 

CRN Czy i w jaki sposób na dojrzałość rynku
zarządzania informacją mogą wpłynąć rozwiązania mobilne?

Jarosław Sokolnicki, Microsoft Moim zdaniem to właśnie od
tej strony systemy zarządzania dokumentami wejdą do mniejszych firm. Ich
pracownicy będą chcieli korzystać z telefonów i tabletów, aby na
przykład podczas spotkania z klientem uzyskać dostęp do ważnych
informacji.

Piotr Pągowski, HP Z badań wynika, że już za dwa lata
ponad jedna trzecia pracowników na świecie będzie pracować zdalnie, w domu
lub często się przemieszczając. Także my to widzimy, wdrażając systemy druku
w przedsiębiorstwach, zwłaszcza tych rozproszonych. W takich firmach
podstawą jest identyfikacja użytkownika, możliwość drukowania w dowolnym
oddziale, skanowanie i rozpoznawanie tekstu, przenoszenie zeskanowanych
dokumentów do systemu pracy grupowej itd. Firmy oczekują pełnej integracji
danych i nie jest ważne, czy ich źródłem są dokumenty papierowe czy
elektroniczne.

Krzysztof Celmer, NetApp Mamy tu do czynienia z pewnym
paradoksem, korzystanie z mobilnych rozwiązań jest skutecznie tylko wtedy,
gdy wszystkie dane są przechowywane centralnie. Tymczasem w małych firmach
nie ma takich systemów, a ich pracownicy najczęściej korzystają
z własnych, prywatnych urządzeń. To jest duże wyzwanie dla resellerów, ale
też i duża szansa, aby przekonać klientów, że powinni przynajmniej
w pewnym stopniu scentralizować swoje zasoby, co ułatwi im zarządzanie
informacją.

 

Biuro bez papieru


CRN Od kilkunastu lat krąży mit, że możliwe jest stworzenie
biura funkcjonującego bez papieru. Jednak sprzedaż drukarek i skanerów
dokumentowych chyba na to nie wskazuje?

Piotr Pągowski, HP My też o tym słyszymy od dawna, ale
gdy patrzymy na wyniki sprzedaży, to widzimy wzrost we wszystkich kategoriach.
Zmieniają się natomiast potrzeby odbiorców i to do nich próbują
dostosowywać się producenci. Użytkownicy chcą drukować szybciej, taniej
i łączyć ten proces z innymi działaniami. W reakcji na te
potrzeby powstały urządzenia zapewniające wysokowydajne skanowanie oraz
wyposażone w duży ekran z klawiaturą, na którym można przeglądać
i weryfikować skany. Często umożliwiają także korzystanie do różnych usług
świadczonych w chmurze, na przykład przechowywania dokumentów. Tradycyjna
drukarka znacznie rozszerzyła więc swoje funkcje i stała się elementem
systemu obiegu dokumentów w firmie.

 

Krzysztof Majek, Alstor Drukarki wciąż cieszą się popularnością
z wielu powodów. Często jest to związane z przyzwyczajeniami
użytkowników lub przepisami, które na przykład nie uchyliły ważności dokumentu
papierowego. Obserwujemy natomiast zastępowanie klasycznych kserografów
skanerami dokumentowymi. To one coraz częściej pojawiają się
w sekretariatach firm – skanowana jest tam przychodząca do firmy
poczta, dokumentacja, zdjęcia. Także pracownicy firm skanują dokumenty
i ponownie drukują je tylko wtedy, gdy jest taka potrzeba. Często zaś
okazuje się, że posiadanie takiego dokumentu w postaci elektronicznej jest
znacznie bardziej wygodne i po prostu wystarczające.

 

CRN Czy podobnie sytuacja wygląda w segmencie dużych
skanerów dokumentowych? Ten rynek chyba trochę wyhamował?

Krzysztof Majek, Alstor Rynek skanerów przemysłowych
wysokiej wydajności, na przykład maszyn skanujących ok. 200 dokumentów na
minutę, skurczył się, ponieważ coraz więcej informacji jest pozyskiwanych
z ankiet prowadzonych w postaci elektronicznej. Epoka ankiet i masowych
formularzy papierowych dobiega końca. Od czasu do czasu realizowane są duże
projekty cyfryzacji archiwów, w najbliższym czasie będzie to dotyczyło
dokumentacji w instytucjach służby zdrowia w związku ze zmieniającym
się prawem w tym zakresie. Rośnie natomiast sprzedaż skanerów średniej
wydajności, głównie urzędom administracji państwowej i rządowej, bo tam
nadal dokumentów papierowych jest bardzo dużo.

Jarosław Sokolnicki, Microsoft Coraz częściej dokumenty są
„skanowane” telefonem komórkowym. Robią tak m.in. agenci ubezpieczeniowi
– po wykonaniu fotografii od razu wysyłają ją do swojej firmy, aby jak
najszybciej mógł rozpocząć się proces rozpatrywania danej sprawy. Aż
zastanawiające jest, czemu jeszcze nie powstały aplikacje ułatwiające
wprowadzanie takich dokumentów w firmowy obieg…

 

Big Data w Polsce


CRN Dostawcy rozwiązań IT na świecie, szczególnie ci
specjalizujący się w pamięciach masowych, mocno promują temat Big Data.
Czy ma on szansę przyjąć się w Polsce? Przecież nie mamy tu wielu
przedsiębiorstw działających w tak dużej skali…

Krzysztof Celmer, NetApp Temat Big Data lubią wszyscy
dostawcy systemów pamięci masowych, chociaż trzeba uczciwie przyznać, że
pojęcie to jest mocno przeładowane znaczeniowo. Ponieważ w Polsce istnieje
niewiele naprawdę dużych repozytoriów danych, trzeba założyć, że na nasze
potrzeby pod tym pojęciem rozumieć należy głównie wyciąganie wniosków oraz
informacji biznesowych z pozyskanych wcześniej danych. Ale koncepcja Big
Data już jakiś czas temu pojawiła się w centrach danych – jest związana
z systemami do analizy pracy poszczególnych komponentów infrastruktury IT
w większych środowiskach, bo liczbę występujących tam wydarzeń, które
można zmierzyć i przeanalizować, jest bardzo duża.

Karolina Pilarczyk, IBM Dzięki projektom Big Data firmy mogą
analizować nie tylko dane o sprzedaży, ale także ogromną ilość informacji
rozproszonych, dostępnych na przykład w Internecie. Skuteczna ich analiza
i porównanie na przykład z historycznymi trendami może znacznie
zwiększyć konkurencyjność firm.

 

Krzysztof Celmer, NetApp Tu pojawia się też kwestia
umiejętności „wyjścia” poza przedsiębiorstwo, a więc nie można mówić tylko
o systemach scentralizowanych. Z punktu widzenia małego
przedsiębiorcy korzystanie z aplikacji jako usług w chmurze powoduje,
że nie może zastosować podejścia w stylu Big Data. Jego informacje są
rozproszone w różnych systemach i trudno zyskać do nich centralny
dostęp. Dlatego zagadnienie Big Data będzie ewoluować, ponieważ musi
w pewnym momencie uwzględnić kwestię analizy dużej ilości danych, które
będą się znajdować w różnych miejscach.

Jarosław Sokolnicki, Microsoft Problem też jest w tym,
że te dane cały czas się zmieniają. Nic nie da, jeśli tylko będziemy je
składować, trzeba je na bieżąco analizować. Już kilka takich rozwiązań funkcjonuje
także w Polsce. Dobrym przykładem projektu Big Data są na przykład
porównywarki cen w sklepach internetowych. Jakieś dane firmy miały zawsze,
zarówno własne, jak też te ogólnodostępne w Internecie czy innych
źródłach. Też robiły ich analizy, chociaż oczywiście na znacznie mniejszą skalę
i skupiając się na własnych danych. Teraz chcemy analizować absolutnie
wszystko, żeby jakość wyciąganych wniosków i podejmowanych decyzji była
jeszcze lepsza.

 

Zarządzanie informacją i prawo


CRN Jaki wpływ na polski rynek zarządzania dokumentami
i informacją ma nasze lokalne i europejskie prawo? Bardziej napędza
biznes, czy też trochę go paraliżuje?

Karolina Pilarczyk, IBM Z perspektywy naszej branży pewne
regulacje prawne mają dobry wpływ, bo zmuszają przedsiębiorców do spojrzenia
także z innej perspektywy. Muszą oni zadbać o kwestię bezpieczeństwa
danych, zarządzania nimi, blokady możliwości skasowania itd.

Krzysztof Majek, Alstor Prawo może w bardzo prosty
sposób napędzać sprzedaż pewnych rozwiązań. Wystarczy na przykład porównać
fakt, że w Polsce informacje z monitoringu miasta są przechowywane
przez 30 dni, a w Anglii przez 5 lat. Siłą rzeczy na każdą
zainstalowaną kamerę trzeba przeznaczyć 60-krotnie większą przestrzeń do
archiwizacji danych. Inwestowanie w rozwiązania umożliwiające bezpieczne
przechowywanie danych nakazują też inne ustawy, jak chociażby prawo bankowe czy
telekomunikacyjne, Ustawa o ochronie danych osobowych i zbliżające się
zmiany w prawie związanym z przechowywaniem dokumentacji medycznej.

Krzysztof Celmer, NetApp Rzeczywiście, niektóre zapisy
prawne ułatwiają nam biznes, chociaż tego samego nie mogą powiedzieć nasi
klienci. Regulacje nakładają m.in. obowiązek przechowywania informacji
o połączeniach i aktywności użytkowników na operatorów telekomunikacyjnych
i internetowych. To są projekty, których klienci z tego sektora nie
lubią, bo nie przynoszą one wartości biznesowej. Mają oni obowiązek stworzenia
baz danych, które są wykorzystywane przez państwo – to forma przerzucania
zadań związanych z bezpieczeństwem publicznym na biznes w celu
ochrony obywateli. Ale z pewnością ta sytuacja niesie wiele dodatkowych
szans dla resellerów.

 

Jarosław Sokolnicki, Microsoft Istnieją pewne obszary rynku,
w których regulacje hamują rozwój – najlepszym przykładem jest chmura.
W kontekście ochrony danych osobowych ten problem jest dość dobrze
rozpoznany, ale możliwość korzystania z zasobów chmury blokuje na przykład
prawo i regulacje bankowe. Nie ma wówczas dużego znaczenia, że te
rozwiązania są znacznie tańsze i ekonomicznie dużo bardziej uzasadnione.
Jeżeli w takich przypadkach prawo nie zostanie dostosowane do obecnej
sytuacji technologicznej, może się to negatywnie odbić się na gospodarce. Na
szczęście w obszarze zastosowania chmury w takich instytucjach trwają
już prace i miejmy nadzieję, że wkrótce wypracowane zostaną odpowiednie
rozwiązania prawne.

Krzysztof Majek, Alstor Bardzo negatywnym przykładem jest
kwestia pobierania podatku od urządzeń, na których można zapisywać
i odtwarzać dane. W obecnej postaci jest to bez sensu, bo w chwili
importu sprzętu nie wiadomo do czego będzie on wykorzystywany. Przykładem mogą
być monitory diagnostyczne, które wyświetlają obraz monochromatyczny i są
typowym urządzeniem stosowanym wyłącznie do wyświetlania wyników badań radiologicznych.
W zależności od rodzajów wejść, jakie ma taki monitor, uważa się, że może
on też wyświetlać filmy, i od razu stosuje się inną stawkę celną.
Tymczasem wspomniane urządzenie ma wszystkie certyfikaty medyczne, jest
w rejestrze wyrobów medycznych itd. To bardzo niezdrowa regulacja,
a dodatkowo bulwersuje nas fakt, że trwają prace nad rozszerzeniem tego
katalogu o kolejne urządzenia elektroniczne.

 

CRN Na ile mniejsi klienci są świadomi, że istnieje prawo,
które im coś nakazuje lub ich ogranicza?

Piotr Pągowski, HP Są pewne obszary, które stają się
skansenami – chociaż w ciągu ostatnich paru lat powstało trochę
regulacji prawnych lub życie je wymusiło. I niestety, z punktu
widzenia klientów aparat państwa dość skutecznie dba o to, żeby firmy
wiedziały, jakie mają prawne zobowiązania…

Jarosław Sokolnicki, Microsoft Po czterech latach zajmowania
się ofertą związaną w chmurą zauważam, że podczas negocjacji
z klientami oprócz osób odpowiadających za biznes i pracowników
technicznych zaczęli pojawiać się prawnicy, którzy analizują, czy nasza oferta
jest zgodna z obowiązującymi regulacjami – Ustawą o ochronie
danych osobowych, ustawami sektorowymi itp. To całkowita nowość i także my
uczymy się nowych rzeczy. Uważam jednak, że także dostawca ma pewien obowiązek –
zadbać o integralność swojej oferty z lokalnymi przepisami. Zatem
z jednej strony mamy próby dostosowania prawa do dostępnych technologii,
ale też ich dostawcy próbują się dostosować do tego prawa.

Karolina Pilarczyk, IBM Niestety, w Polsce boimy się
organów skarbowych sięgających do naszych kieszeni i dlatego czasami
unikamy inwestowania w nowe rozwiązania, bo mogą one sprowadzić na nas
problemy związane właśnie z prawem, często niedoprecyzowanym. Klienci nie
mają czasu, żeby się doktoryzować z przepisów, nie mają też prawników,
żeby od nich móc uzyskać gotowe ekspertyzy. W związku z tym wolą
wybranych obszarów w ogóle nie dotykać. Bo przecież nieznajomość prawa nie
zwalnia z jego przestrzegania.