CRN Jakie są priorytety i najważniejsze wyzwania w zarządzaniu informatyką w tak rozległej sieci sprzedaży jak Rossmann? Jak się rozkładają zadania między sferą obsługi klientów a wspieraniem środowiska biznesowego firmy?

Marek Kłos Liczy się przede wszystkim stabilne, przewidywalne działanie wszystkich systemów. Ważne jest zapewnienie bezpieczeństwa danych, zarówno klientów, jak i firmy. Na stabilnej opoce łatwiej buduje się nowe rozwiązania, wprowadza zmiany, rozwija procesy. Misją naszej firmy jest to, aby dbanie o zdrowie i urodę zgodnie z najnowszymi trendami było dostępne dla wszystkich. Informatyka służy temu, aby z tą misją docierać do jak największej rzeszy klientów oraz umożliwić im korzystanie z naszych usług w sposób maksymalnie komfortowy i nieskomplikowany.

Jak w praktyce odbywa się zarządzanie waszym środowiskiem informatycznym – czy w sposób całkowicie scentralizowany, czy też korzystacie z rozwiązań funkcjonujących i administrowanych lokalnie?

Zarządzanie tak rozległą siecią wymaga rozwiązań scentralizowanych. Wpływa na to wiele czynników – oprócz standaryzacji procesów, szybkości wdrożeń, zapewnienia bezpieczeństwa, również aspekty finansowe. Staramy się jednak, aby scentralizowane rozwiązania uwzględniały lokalny charakter pojedynczego sklepu. To bardzo istotny aspekt, tym bardziej że każdego klienta staramy się traktować indywidualnie. Przygotowujemy dedykowane oferty i atrakcyjne promocje. Pomaga nam w tym automatyzacja procesów pozwalająca w krótkim czasie na analizę danych i stworzenie setek tysięcy propozycji ofertowych czy porad dla naszych klientów.

Jak to konkretnie wygląda?

Obszarem doskonale ilustrującym potęgę automatyzacji jest e-commerce. Całe rozwiązanie, konsolidujące około 30 najróżniejszych systemów, działa w zasadzie bez ingerencji człowieka. Procesy i dane, które pojawiają się w systemie, są tworzone na potrzeby sklepów stacjonarnych i wykorzystywane w przewidzianych dla nich miejscach w internecie. Dlatego w praktyce nasz e-commerce to nie jeden, a 1300 sklepów dostępnych 24 godziny na dobę. Każdy sklep na naszej platformie ma własny asortyment, swój układ produktów, swoje stany magazynowe czy promocje. Bez automatyzacji obsłużenie tak złożonego procesu byłoby nie tylko trudne czy skomplikowane, lecz po prostu niemożliwe.

W jakim stopniu korzystacie ze standardowych, dostępnych na rynku rozwiązań, a w jakim stawiacie na tworzenie i rozwijanie aplikacji czy systemów we własnym zakresie?

Oczywiście nie ma sensu tworzyć wszystkiego od zera. Ludzie naprawdę wiele rzeczy już wymyślili i sprawdzają się one w praktyce. Z informatycznego, ale również zdroworozsądkowego punktu widzenia nie warto poświęcać dużych nakładów ani zasobów na budowanie systemów, które z perspektywy firmy pełnią role pomocnicze, a są dostępne na rynku w formie usług czy systemów i mają odpowiedni poziom zaawansowania. Sięgamy na przykład po gotowe rozwiązania do obsługi programów finansowo-księgowych czy magazynowych. Pod warunkiem, oczywiście, że gwarantują odpowiednią jakość działania w swojej dziedzinie.

A czym jest uwarunkowany wybór takiego, a nie innego podejścia?

Zdecydowanie kładziemy nacisk na samodzielne wytwarzanie lub rozwijanie systemów, które wyróżniają nas na rynku i napędzają nasze procesy operacyjne. Nie chodzi tutaj zawsze o złożoność technologiczną rozwiązań, choć wiele z nich zalicza się do innowacyjnych, o czym świadczą choćby nagrody zdobyte w ubiegłym roku przez nasze Centrum Informatyczne. Dużą wagę przywiązujemy do know-how, które jako firma musimy rozwijać i pielęgnować, ale także… chronić przed rynkowymi konkurentami. W takich wypadkach stosowanie rozwiązań „pudełkowych”, choćby zmodyfikowanych pod kątem naszych oczekiwań, nie daje takiej siły jak narzędzie uszyte na miarę.

 

Czy mógłby Pan podać przykład stworzonego własnymi siłami rozwiązania?

Jest to chociażby aplikacja mobilna Klubu Rossmanna, której aktywnie używa blisko 7 milionów Polaków. Powstała od A do Z w naszej firmie. Podobnie jak systemy obsługujące nasze procesy firmowe, związane z organizacją pracy w centrach dystrybucyjnych i sklepach.

Jakie są najważniejsze systemy, programy, narzędzia wykorzystywane obecnie w Rossmannie? Jak jest skonstruowane środowisko IT i infrastruktura służące do obsługi sieci sprzedaży i funkcji biznesowych firmy?

Systemy i infrastruktura to wypadkowa naszych potrzeb i planów na przyszłość. Najważniejsze rozwiązania wspierają nasze operacyjne działania i służą wygodzie klientów. Ważne jest, by były efektywne i bazowałyna  najbardziej aktualnych danych. Stawiamy na szybkość i rzetelność w komunikacji. Stąd od lat wdrażamy rozwiązania w modelu omnichannelowym oraz automatyzujemy zarówno procesy, jak i przepływ danych pomiędzy systemami. Każdy pracownik otrzymuje optymalnie dopasowane do realizacji swoich zadań narzędzie, dział informatyki wszystkie te narzędzia integruje i potem już raz wprowadzone dane wykorzystywane są wszędzie tam, gdzie jest to możliwe.

Jak to wygląda w praktyce?

Na przykład informacja o artykule – jego ocena, opis, skład czy zdjęcie – staje się widoczna w każdym miejscu, w jakim może zostać wykorzystana. Zarówno na planogramach, w gazetkach promocyjnych, jak i w sklepie internetowym czy w aplikacji mobilnej. Znacznie zmniejsza to liczbę błędów oraz tworzy jednorodny przekaz dla klienta, niezależnie od tego, z jakiego medium korzysta czy w którym miejscu to robi.

A jakie są najważniejsze, strategiczne kierunki rozwoju IT w Państwa firmie? Co jest głównym stymulatorem działań w tym zakresie?

Rozwijamy IT, ale przede wszystkim pamiętamy, że pracujemy w firmie handlowej. Stąd w dużej mierze nasze działania ukierunkowane są na dopasowanie oferty dla klientów oraz wdrażanie przyjaznych dla nich rozwiązań. Staramy się również dbać o pracowników, proponować im nowe narzędzia i rozwiązania. Zawsze przyjmujemy perspektywę realizacji celu biznesowego: w jaki sposób obsłużyć proces, jak rozwiązać problem lub sprostać wyzwaniom. Narzędzia są na końcu i służą materializacji wspomnianych założeń. Co istotne w tym kontekście, dzisiaj bardzo rzadko zdarza się, że jakieś narzędzie czy oprogramowanie kompleksowo realizuje zakładane zadania. Z reguły są to zestawy kilku, kilkunastu rozwiązań, które połączone w odpowiedni sposób tworzą nową jakość. Często są to produkty, które funkcjonują obok nas na co dzień. Trzeba je jedynie właściwie skojarzyć, dopasować, czasem ulepszyć i wtedy zaczynają znakomicie działać.

Systemy i narzędzia zmieniają się cały czas. Zawsze jest coś do dodania, zmiany lub poprawy. To zupełnie naturalny proces. Umiejętność szybkiego wplatania nowych rozwiązań w istniejący infosystem i poszerzania ich funkcjonalności jest niezwykle istotna przy zmieniających się procesach operacyjnych. Taka konstrukcja pozwala na błyskawiczne, dynamiczne zmiany, co nie zawsze jest możliwe w przypadku dużych zintegrowanych systemów. Oczywiście powoduje to konieczność większego inwestowania w zasoby ludzkie, nieustannego szkolenia, śledzenia trendów i technologii, ale przynosi ważne korzyści.

 

Co konkretnie planujecie w najbliższym czasie? Jakie nowe narzędzia, systemy, rozwiązania będą teraz wdrażane?

Lubimy zaskakiwać zarówno klientów, jak i rynek naszymi nowymi pomysłami i rozwiązaniami, dlatego nie mogę mówić o konkretnych projektach. Nadal będziemy poprawiać narzędzia sprzedaży, obsługi klienta, logistyki, komunikacji, bezpieczeństwa… Zachęcamy naszych partnerów, aby zgłaszali się do nas z nowinkami, ciekawymi pomysłami. Ten proces zresztą trwa non stop. Nikogo nie lekceważymy, nie pomijamy. Jeśli mimo to nadal nam czegoś brakuje, czujemy, że można coś zrobić lepiej, staramy się sami badać rynek, szukać inspiracji lub realizować własne pomysły.

Czego oczekujecie od dostawców IT, resellerów i integratorów? Jak oceniacie ich ofertę pod kątem przydatności do własnych potrzeb?

Oczekujemy przede wszystkim zaangażowania, odpowiedzialności i odpowiedniej jakości usług, oczywiście również ciekawych produktów i profesjonalnej współpracy. Krótko mówiąc, oczekujemy tego, czego nasi klienci oczekują od nas, tyle że w innym segmencie rynku. Mam tutaj na myśli nie tylko sam proces zakupowy czy wdrożeniowy. To dopiero początek drogi. Dla nas najistotniejsze jest to, aby dostawca pamiętał, że korzystamy z jego rozwiązań, wspierał nas w razie problemów i dbał o rozwój produktu. Niestety, wiele firm, również tych dużych – a może głównie dużych – o tym zapomina. Sprzedawca jest miły i kontaktowy do momentu podpisania umowy, później „temat” przejmuje „inny dział”, dla którego klient staje się „natrętem” i już nie jest tak miło. Brak kompleksowej obsługi posprzedażowej czy słaba jakość serwisu często zniechęca do dalszej współpracy. Znacznie lepiej wypadają pod tym względem mniejsze firmy. Tam z reguły nie brakuje chęci do kooperacji, ale zdarzają się problemy z dojrzałością operacyjną. Generalnie jednak, patrząc na to zjawisko z perspektywy lat, sytuacja się poprawia.

Co firmy informatyczne powinny brać pod uwagę, myśląc o współpracy z Rossmannem? Co powinny uwzględniać w swoich ofertach, żeby były trafione pod kątem waszych potrzeb i oczekiwań?

Firmy informatyczne powinny przede wszystkim realizować swoje misje i strategie. Prawdziwą wartość biznesową buduje się z pasji i zaangażowania, a nie z dopasowywania się do bieżącej koniunktury. Oglądamy każdą ciekawą propozycję, nawet jeśli na pierwszy rzut oka nijak ma się ona do rodzaju naszej działalności, ponieważ dzisiaj trudno o znalezienie jednego informatycznego panaceum. Postęp dokonuje się poprzez zestawianie wielu pomysłów, wizji i rozwiązań, które początkowo mogą wydawać się mało interesujące. Istotną wartością jest równomierny rozwój wielu elementów – od infrastruktury, zarządzania procesami po ciekawe rozwiązania programistyczne. Jednym słowem taki miks, z którego może wyłonić się ciekawy efekt.

Na co w głównej mierze zwracacie uwagę przy analizie oferty?

To kwestia tego, czego dotyczy oferta. Przede wszystkim oceniamy, na ile produkt, usługa czy rozwiązanie odpowiada naszym oczekiwaniom i będzie przydatne w realizacji naszych zamierzeń lub czy może nas czymś zainspirować. Pozostałe aspekty (myślę, że nie będę tu oryginalny) to wszelkiego rodzaju warunki handlowe: czas realizacji, perspektywa dalszego rozwoju, analiza ryzyka…

Chciałbym mocno podkreślić, że w naszych konkursach ofertowych każdy potencjalny kooperant otrzymuje ten sam zestaw informacji w każdej fazie procesu wyboru i każdy jest traktowany w taki sam sposób. Nie ma znaczenia, czy jest to startup, czy renomowana marka. Każdy ma szansę być naszym dostawcą. Pytamy o produkt, o to, w jaki sposób działa, na ile jest elastyczny czy skalowalny. Interesuje nas plan rozwojowy, koszty wdrożenia, ale również utrzymania i rozwoju w krótkim i długim terminie.

Na jakie technologie i rozwiązania będziecie stawiać w przyszłości? W jakim stopniu przydatne z waszego punktu widzenia są trendy typu Internet rzeczy, sztuczna inteligencja, wirtualna i rozszerzona rzeczywistość czy też cloud computing?

Zawsze przyglądamy się temu, co pojawia się na rynku. Na wszelkie nowości patrzymy z życzliwym zainteresowaniem. Żaden z wymienionych trendów nie uchodzi naszej uwadze. Podstawowe wyzwanie to odróżnić „gwiazdy”, czyli rozwiązania, które rzeczywiście są wartościowe i będą nam pomagać w prowadzeniu biznesu, od tak zwanych komet, które po okresie medialnego szumu szybko znikają, nie spełniając pokładanych w nich nadziei. Dotychczas udaje nam się to robić z powodzeniem. Proszę zwrócić uwagę, że wymienione „hasła” funkcjonują w świecie IT od wielu lat i niepostrzeżenie wkradają się do naszego życia. Ważne jest, aby obserwując ich rozwój, właściwie określić moment, w którym stają się na tyle dojrzałe, a także akceptowalne ekonomicznie, że ich wdrożenie zapewni wymierną korzyść. Tak jak wspominałem, sama technologia – nawet najdoskonalsza – musi dawać możliwości realizowania pomysłów i zakładanych celów, w innym wypadku staje się gadżetem, a nam nie zależy na popisywaniu się gadżetami.

Jak ocenia Pan przydatność rozwiązań chmurowych?

Rozwiązania chmurowe w naszym przedsiębiorstwie sprawdzają się doskonale w przypadku zastosowań internetowych. Kilka razy w roku organizujemy megapromocje, które cieszą się ogromnym zainteresowaniem. Liczba klientów sklepu internetowego z dnia na dzień zwiększa się o kilkaset procent, a elastyczność chmury umożliwia obsłużenie takich pików bez konieczności ponoszenia ekstranakładów na sprzęt. Oczywiście szalenie pomocna w tym wypadku jest również architektura mikroserwisowa, pozwalająca na elastyczne skalowanie rozwiązania. W takich sytuacjach technologia nie tylko umożliwia obsługę zwiększonego popytu, ale zapewnia, że pozostaje on finansowo rentowny, ponieważ płacimy tylko za te zasoby, z których korzystamy.