CRN Gdyby miał Pan wskazać jeden system, który jest najważniejszy dla funkcjonowania firmy, to co by to było? 

Rafał M. Gęślicki Kluczową rolę odgrywa system ERP. Bez niego firma nie może sprawnie funkcjonować. Na przykład do produkcji muszą być stale dostarczane surowce. Znajdują się one w różnych miejscach, w różnych magazynach. Bez wsparcia systemu informatycznego trudno by je było odnaleźć. To samo dotyczy wydawania gotowych towarów z magazynu. Nieterminowość czy błędy w kompletowaniu dostawy mogą skutkować konkretnymi stratami w postaci wysokich kar. Źle wydrukowane dokumenty mogą spowodować problemy z odprawą celną, co też
może powodować opóźnienia w dostawie. Działanie systemu ERP ma więc ścisły związek z realiami biznesowymi firmy.

W skład grupy kapitałowej wchodzi kilka spółek. Czy wszystkie są obsługiwane przez Wasz dział IT?

Tak, grupa składa się z firm zajmujących się: produkcją, dystrybucją, marketingiem, uruchamiana jest spółka do sprzedaży na rynek e-commerce, do tego jest fabryka opakowań. Zapewniamy obsługę informatyczną dla każdej z nich. 

Na jakich rynkach działa Eveline Cosmetics?

Znaczącą część stanowią przychody z eksportu. Na przykład pod względem wolumenu sprzedaży jesteśmy trzecią co do wielkości firmą kosmetyczną na rynku rosyjskim. Jesteśmy także obecni na rynkach Bliskiego i Dalekiego Wschodu, w krajach byłego Związku Radzieckiego. Zdobywamy też coraz silniejszą pozycję na polskim rynku.

W jaki sposób odbywa się produkcja na tak wiele różnych rynków?

Do różnych odbiorców są kierowane różne produkty. Produkujemy dużą liczbę bardzo spersonalizowanych serii z myślą o konkretnych grupach klientów na konkretnych rynkach. W związku z tym oferujemy np. wiele różnych wersji tego samego produktu. Nasza firma charakteryzuje się ogólnie elastycznym podejściem do potrzeb klienta, dynamicznie reaguje na to, co się dzieje na rynku. Gdy coś, powiedzmy, staje się modne, to jest produkowane i dostarczane do sklepów. To duże wyzwanie, bo trzeba do poszczególnych wersji wyrobów dostosować nie tylko składniki. Ważne są też wzornictwo, opakowanie, wygląd. Na każdym rynku klienci lubią co innego. 

Kto decyduje o wprowadzaniu nowych produktów na rynek?

Cały proces zaczyna się od pracy działu marketingu, który na podstawie badań rynku określa, na jaki produkt będzie zapotrzebowanie, a także w jaki sposób powinien on zostać opakowany. Opakowanie jest bardzo ważne, do każdego produktu czy serii jest inne. Zanim trafi na rynek, trzeba je poddać odpowiednim testom, sprawdzić popularność wzoru w danym regionie itd. Zespół zajmujący się technologią sprawdza z kolei, jak kosmetyk ma działać, jakie składniki są potrzebne do jego wyprodukowania, jak ma przebiegać proces produkcyjny itp.

 

Co to oznacza dla działu IT? Jakie rodzi to wyzwania dla Waszej działalności?

Zadaniem dla działu IT na tym etapie jest m.in. zapewnienie obsługi systemu, który wspomaga zarządzanie zakupami. Między wymyśleniem produktu a wprowadzeniem go na rynek trzeba zabezpieczyć dostępność składników, które posłużą do jego wytworzenia. To rola systemu ERP – w naszym przypadku to Microsoft Dynamics. Kolejnym obowiązkiem naszego działu jest koordynacja pracy wszystkich ludzi w różnych zespołach. Musimy zapewnić im do tego odpowiednie narzędzie i w tym celu korzystamy z MS Office 365 Teams. Narzędzie to pozwala na współdzielenie obszarów roboczych, organizację spotkań, zarządzanie zadaniami. Świetnie sprawdza się w takiej firmie jak Eveline Cosmetics.

Coraz większa część sprzedaży różnych towarów przenosi się do internetu. W sieci są dostępne również produkty Waszej firmy. Jakie zadania wynikają dla działu IT z obsługi e-handlu?

Biznes e-commerce przechodzi obecnie dużą restrukturyzację. Nasz sklep nowy sklep internetowy jest w trakcie budowy i integracji z systemami back office. Ogólnie ciekawym zagadnieniem w obszarze handlu elektronicznego jest zapewnienie sklepom internetowym pełnej, aktualnej informacji o sprzedawanych produktach. Dostępne wyroby często się zmieniają, mają różne odmiany, a czasami zdarza się tak, że produkt zostaje ten sam, ale zmienia się jego opakowanie. Trzeba skutecznie poinformować sklepy o zmianach. Jak to zrobić? Zajmują się tym operatorzy specjalnych baz danych, którzy mają podpisane umowy ze sklepami i na bieżąco informują je o poszczególnych produktach. Producenci mają podpisane umowy z takimi operatorami, do których dostarczają informacje o swoich artykułach. My mamy podpisaną umowę z firmą Nielsen. Zbudowane specjalnie dla nas rozwiązanie jest zintegrowane z jej portalem i automatycznie zasila go informacjami o wszelkich zmianach w opisach produktów.

A na czym skupiacie swoją uwagę w obszarze infrastruktury teleinformatycznej?

Nasza infrastruktura sieciowa została niedawno przebudowana. W magazynie mamy sieć Wi-Fi do obsługi czytników sterujących ruchem towarów. Między regałami umieściliśmy więc anteny kierunkowe, które nadają sygnał do każdej alejki osobno. Na regałach są rozmieszczone różne produkty i materiały, raz stoją metalowe beczki z surowcami, raz pudła kartonowe z kremem, innym razem nie stoi w tym miejscu nic. W wyniku tego mamy do czynienia z różnym poziomem tłumienia sygnału. Przy klasycznym podejściu do budowy sieci nie można w takiej przestrzeni zapewnić odpowiedniej propagacji sygnału. Poza tym trzeba też mieć na względzie to, że wózek widłowy porusza się szybciej niż człowiek. W związku z tym często następowało zerwanie połączenia przy otwartej sesji i system nie nadążał z logowaniem się do kolejnego punktu dostępowego. Sygnał zanikał, łączność bywała przerywana, a sesja pozostawała niedokończona. Dlatego zainstalowaliśmy tam access pointy, które używają protokołu 802.11 r. Ten protokół umożliwia działanie sieci w magazynie wysokiego składowania. Zastosowany przez nas protokół powoduje, że cały system access pointów jest traktowany jako jeden punkt dostępowy. Został przebudowany przy okazji cały szkielet sieci. Teraz mamy 40 GB na wszystkich urządzeniach. Dysponujemy dwoma łączami po 20 GB, przy czym oba są używane, chociaż jedno jest traktowane jako zapasowe. 

Jakie rozwiązania macie w centrum przetwarzania danych?

Zrobiliśmy upgrade struktury macierzowo-serwerowej. Przeszliśmy na architekturę hiperkonwergentną i korzystamy z rozwiązania Cisco HyperFlex. Łączenie w jednym urządzeniu elementów macierzy i serwerów bardzo ułatwia zarządzanie posiadanymi zasobami. 

Nad jakimi projektami z ICT obecnie pracujecie?

Modernizujemy system ERP. Musimy skoordynować funkcjonowanie wszystkich jego części, żeby był rzeczywiście jednym, zintegrowanym systemem, a nie zbiorem osobnych, samodzielnych modułów. Uruchamiamy kolejne grupy zadań, z których 70 proc. jest już obsługiwanych przez ERP. Dotyczy to takich obszarów jak sprzedaż, finanse czy planowanie produkcji. Największym problemem przy modernizacji ERP jest poprawa procesów. Ludziom trudno jest zrezygnować z dotychczasowych sposobów pracy, ze starych, sprawdzonych nawyków i przyzwyczajeń. Wdrażamy też system LMS – Label Management System – do zarządzania etykietami na produktach. To bardzo ważne z punktu widzenia identyfikacji produktu przy tej skali produkcji. Wszystko musi być oznakowane etykietami na różnym poziomie – pojedynczego opakowania, opakowania zbiorczego, np. pudła z przygotowanymi dla konkretnego odbiorcy różnymi produktami, a także na poziomie całej palety. Już niebawem będzie tym zarządzał jeden centralny system. Teraz elementy stałe na etykiety pochodzą z systemu ERP, elementy zmienne, np. numer serii, są wprowadzane do drukarek na bieżąco podczas produkcji. Docelowo całość będzie pochodzić z jednego systemu LMS zintegrowanego z systemem ERP. 

 

A co macie w planach na najbliższą przyszłość?

Dział IT podąża w ślad za rozwojem firmy, a ta planuje w najbliższym czasie budowę magazynu centralnego. Ma być on w stu procentach zautomatyzowany i będziemy musieli zapewnić dla niego obsługę teleinformatyczną. Po zakończeniu modernizacji ERP i wprowadzeniu LMS będziemy wdrażać system MES – Manufacturing Execution System, czyli system realizacji produkcji. Dzięki niemu będzie można m.in. zbierać na bieżąco dane z produkcji. Teraz dane są gromadzone w sposób szczątkowy przez system SCADA. 

Co robicie sami, a co zlecacie na zewnątrz?

Obejmując stanowisko CIO niecałe dwa lata temu, przyjąłem założenie, że dział IT nie jest ani software house’em, ani integratorem. Funkcjonujemy od tego czasu według tej koncepcji. Dział IT ma zapewniać utrzymanie systemów i infrastruktury oraz koordynację zmian. Usługi zaawansowane, np. aktualizacja ERP, wdrożenie LMS, kupujemy na zewnątrz. Organizujemy przetargi, w których wyłaniamy dostawców czy wykonawców. Mamy wdrożone procesy ITIL-owe. 24 godziny na dobę jest dostępny serwis desk u zewnętrznego usługodawcy. Wcześniej zapoznaliśmy go z naszymi systemami i przeszkoliliśmy jego ludzi. Mamy wdrożone procedury zarządzania problemami i jeśli jakiś incydent powraca, to szukamy jego przyczyn. Co miesiąc robimy badanie satysfakcji klienta. Początkowo dostawaliśmy ocenę 2,2 proc. w skali od 0 do 5, teraz mamy 4,7–4,8. Gdy popatrzymy na proporcje incydentów wobec wniosków o usługę dostępu, to widzimy, że obecnie obsługa incydentów stanowi tylko 10–15 proc. podejmowanych działań. 

Jakie kryteria stosujecie w przetargach, które organizujecie?

Mamy obowiązujące procedury zakupowe, do których stosuje się również dział IT. A kryteria oceny ustala dyrektor IT i zależą one od konkretnego zapotrzebowania czy specyfiki projektu. Trzeba zgromadzić potem odpowiednią liczbę ofert i dokonać wyboru najkorzystniejszej. Bardzo ważne dla nas jest zapewnienie przejrzystości procesu przetargowego. Cena stanowi około 50 proc. wagi. Sprawdzamy kompetencje firm zgłaszających oferty, zwracamy uwagę zarówno na kompetencje techniczne, jak i te dotyczące zarządzania projektami. Patrzymy na przetarg przez pryzmat konkretnego zadania. Najpierw – samodzielnie lub przez ekspertów zewnętrznych – wykonujemy analizę naszych potrzeb i rozwiązań dostępnych na rynku. Potem podejmujemy decyzję o wyborze konkretnego rozwiązania. Dopiero wtedy ogłaszamy przetarg, w którym szukamy najkorzystniejszej oferty. Jesteśmy firmą prywatną, więc nie obowiązują nas zasady zamówień publicznych i możemy organizować przetargi według własnych kryteriów.

Jak ocenia Pan jakość ofert składanych przez firmy IT?

Jestem nietypowym szefem IT. Pracowałem wcześniej u dostawców, byłem też konsultantem. Mam wieloletnie doświadczenie w pracy z jednej i z drugiej strony, więc nie pozwalam sobie na dostarczanie czy oferowanie rzeczy, których nie potrzebuję. Potrafię właściwie sprecyzować własne wymagania i oczekiwania oraz odpowiednio ocenić oferty dostawców. Na przykład przy wdrażaniu infrastruktury hiperkonwergentnej chciałem mieć możliwość przeprowadzenia testów we własnym środowisku. Pytałem się więc dostawców, czy mogą wypożyczyć mi sprzęt. Jeden to zrobił, drugi nie chciał albo nie potrafił. Mieliśmy wcześniej umowę na korektę ERP z firmą, która nie umiała sobie z tym poradzić. Zerwaliśmy umowę i podpisaliśmy ją z inną firmą, która właściwie wywiązuje się ze zleconych działań. Często w takich sytuacjach nie chodzi nawet o znajomość technologii – kluczowa może być umiejętność radzenia sobie z organizacją pracy, koordynacją działań, komunikacją z klientem. Nie można np. wprowadzać zmian do modułu produkcyjnego ERP bez uzgodnienia tego z działem utrzymania produkcji. Mam duże doświadczenie w zarządzaniu projektami, więc potrafię ocenić, jak firma działa przy realizacji zlecenia. Nie mam też problemu z poradzeniem sobie ze współpracą z zewnętrznym partnerem.

Na co organizujecie przetargi? Czy wszystko nabywacie tą drogą? 

Mamy dwa typy przetargów i dostaw. Pierwszy dotyczy czegoś, co się daje jasno, standardowo opisać i skonfigurować. Wtedy patrzymy tylko na cenę. Drugi dotyczy usługi. Tu są ważne kwalifikacje ludzi do wykonania tej pracy plus doświadczenie firmy z realizacji podobnych projektów. Trzeci, to są projekty długodystansowe. Tu głównie stawiamy na doświadczenie w zarządzaniu projektami.

Jak ocenia Pan dostępność specjalistów w branży IT? Czy są problemy ze znalezieniem na rynku odpowiedniego partnera do współpracy? 

Przy prostych dostawach nie ma w ogóle problemu. Przy bardziej skomplikowanych trzeba się trochę postarać, żeby znaleźć odpowiedniego. Ale nigdy nie stanęliśmy przed ścianą, że nie znaleźliśmy partnera, którego potrzebowaliśmy. Dzisiaj mamy do czynienia w dużej mierze z rynkiem dostawcy, ale chcemy mimo wszystko mieć zapewnioną właściwą obsługę, jak najlepszy produkt, wykonaną jak najlepiej usługę. Tego bardzo pilnuję. 

Co jest Pana zdaniem warunkiem niezbędnym do zrealizowania koncepcji przemysłu 4.0?

Do pełnej jej realizacji jest potrzebna zmiana parku maszynowego. Żeby podczas procesu produkcyjnego była możliwa wymiana informacji w czasie rzeczywistym, wszystkie maszyny muszą mieć zamontowane sensory, z których można będzie pobierać dane. Na taką kompletną wymianę parku maszynowego w krótkim czasie nie może pozwolić sobie żadne przedsiębiorstwo. Wymiana będzie się odbywać sukcesywnie, stopniowo. Teraz już część maszyn jest wyposażonych w czujniki, część działa jednak nadal tylko mechanicznie. Zarządzanie całym parkiem maszynowym do produkcji leży w gestii działu utrzymania ruchu. Rolą działu IT jest obecnie zapewnienie funkcjonowania sieci i systemu ERP w części produkcyjnej. IT nie ma wpływu na produkcję. Gdy wdrożymy MES, to wtedy IT będzie miało wpływ na proces zarządzania produkcją. Planujemy to zrobić do końca przyszłego roku.

Rozmawiał 
Andrzej Gontarz